Casestudy · Rutten Elektroshop

Voorraadbeheer automatiseren met actuele data

Voorraadbeheer automatiseren zonder de winkel om te gooien: dat deden we bij Elektroshop Cuijk (Rutten). De zaak verkoopt al sinds 1955 elektronica, met ruim 9.750 artikelen online en in de winkel. De webshop en kassa liepen al gelijk. Daarbovenop bouwden we het inzicht: realtime voorraadwaarde, een voorspelling van wat opraakt, en kostprijzen die zichzelf aan de juiste artikelen koppelen.

Retail & e-commerce 9.750+ artikelen Doorlopend traject

De winkel van Rutten Elektroshop in Cuijk

1 Inkoop ▸ 2 Voorraad ▸ 3 Kassa & webshop ▸ 4 Inzicht

9.750+

artikelen, online en in de winkel

1955

een begrip in Cuijk sinds

360°

zicht op voorraad, waarde en inkoop

het bedrijf

Even voorstellen

In 1955 begon de heer Rutten aan de Molenstraat in Cuijk een elektrowinkel in verlichting en witgoed. In 1977 werd het een elektronicazaak met een breed assortiment elektrotechnische materialen, en na de verbouwing van 1998 verdubbelde de winkelvloer tot een van de grootste elektronicawinkels van Nederland.

Sinds 2015 zetten de medewerkers de zaak voort als Elektroshop Cuijk. Het assortiment loopt van elektronica en elektrotechnische materialen tot computeraccessoires en geluidsapparatuur: ruim 9.750 artikelen, zowel online als in de winkel.

01 · ai kansenonderzoek

Wat er uit het rapport kwam

Een zaak met een sterke basis: de webshop zag er goed uit en de kassa was al netjes gekoppeld aan de voorraad van de webshop. De winst zat in het inzicht rond de techniek die er al stond.

We lichtten de processen door, van inkoop tot kassa, en keken waar het overzicht ontbrak en waar tijd weglekte. Dit kwam eruit.

Geen zicht op de voorraadwaarde

De aantallen klopten, maar wat de voorraad op elk moment waard was, was niet inzichtelijk.

Geen vraagvoorspelling of inkoopadvies

Er was geen beeld van wat snel verkocht en wat juist bleef liggen, of van wanneer en wat er bijbesteld moest worden. Inkopen ging op gevoel.

Kostprijzen niet aan artikelen gekoppeld

Kostprijzen werden met de hand bijgehouden of ontbraken. Zonder kostprijs is er per artikel geen marge te berekenen.

Klantcontact op losse plekken

Vragen kwamen apart binnen via WhatsApp en mail, zonder één plek waar alles samenkwam.

De basis stond, dus we hoefden niets om te gooien. We bouwden het inzicht en de automatisering erbovenop. Hieronder zie je per onderdeel wat we deden.

02 · de oplossing

Wat we hebben gebouwd

Bovenop de bestaande webshop en kassa bouwden we het inzicht dat ontbrak. Per onderdeel zie je hoe het eerst ging en hoe het nu werkt.

voorraad

Zicht op je voorraad én wat die waard is

Van een goedlopende webshop zonder voorraadcijfers naar realtime inzicht in waarde, verloop en inkoop.

Voorheen

De webshop en de kassa liepen netjes gelijk, maar er was geen actueel beeld van wat de voorraad waard was, wat snel verkocht en wat juist bleef liggen. Inkopen ging op gevoel en ervaring.

Het systeem laat realtime zien wat er ligt en wat het waard is:

De actuele voorraadwaarde, op elk moment.
Per artikel een voorspelling van wanneer het naar verwachting op is, op basis van het verkoopverloop.
Een inkoopadvies: wat en wanneer bijbestellen, met snel- en langzaamlopers naast elkaar.

Inkopen gebeurt zo op cijfers in plaats van op gevoel.

Voorraad en waarde van Rutten Elektroshop in elektroportaal: realtime voorraadwaarde, snellopers die bijbesteld moeten worden, langzaamlopers en per artikel een voorspelling wanneer het op is

kostprijzen AI

Kostprijzen die zichzelf koppelen

Van kostprijzen met de hand bijhouden naar bonnen en facturen die zichzelf inlezen.

Voorheen

Kostprijzen werden met de hand bijgehouden of ontbraken. Bij duizenden artikelen is dat niet bij te houden, en zonder kostprijs valt er geen marge te berekenen.

Bonnetjes worden met OCR gescand en facturen worden automatisch uit het boekhoudsysteem ingelezen. De kostprijs komt daarna bij het juiste artikel te staan. Lukt een koppeling niet, dan markeert het systeem dat met een vraagteken, zodat je in één lijst precies ziet welke artikelen nog geen kostprijs hebben. Geen giswerk meer over je marges.

Kostprijzen van Rutten Elektroshop in elektroportaal: bonnen en facturen die zichzelf inlezen via OCR en automatisch aan het juiste artikel koppelen, met kostprijsdekking en marge per artikel

prijzen AI

Altijd concurrerend geprijsd

Van prijzen op gevoel naar een prijs die de markt volgt, zonder je marge te verliezen.

Voorheen

Met duizenden artikelen was niet bij te houden of de prijzen nog marktconform waren. Te hoog kost je de verkoop, te laag kost je marge.

Een tool die met AI automatisch het internet afspeurt en per artikel vergelijkt of de prijs concurrerend is. Op basis daarvan komt er een prijsadvies, altijd binnen de marges die nu zichtbaar zijn dankzij de gekoppelde kostprijzen. Zo blijft Rutten scherp geprijsd waar het kan, zonder onder de eigen marge te zakken, en ontstaat er ruimte voor meer verkoop.

Prijsadvies van Rutten Elektroshop in elektroportaal: AI vergelijkt online prijzen per artikel, met prijsindex ten opzichte van de markt, artikelen die te duur zijn, ruimte om te verhogen en een advies per artikel binnen de marge

klantcontact

WhatsApp en mail op één plek

Alle vragen bij elkaar, met het persoonlijke advies bewust voorop.

Voorheen

Klantvragen kwamen los binnen via WhatsApp en mail, elk op een eigen plek, zonder gedeeld overzicht.

WhatsApp en mail komen samen in één gedeelde inbox. We kozen er bewust voor om nog geen automatische antwoorden in te zetten: het advies van Rutten is hyperpersoonlijk. Klanten komen binnen met een papiertje en een vraag en gaan weg met de complete oplossing, en dat willen we niet wegautomatiseren. In plaats daarvan verzamelen we nu de gesprekken, zodat een slimme laag later op echte data gebouwd kan worden.

Gedeelde klantinbox van Rutten Elektroshop in elektroportaal: WhatsApp en mail samen in één inbox, met klantgegevens, bestelhistorie, labels en interne notities naast het gesprek

03 · de impact

Het resultaat

De winkel draaide al goed; wat ontbrak was zicht op de cijfers eronder. Dat is er nu. Rutten weet op elk moment wat de voorraad waard is, ziet aankomen wat opraakt, en koopt in op basis van het verkoopverloop in plaats van op gevoel. Kostprijzen koppelen zichzelf, en wat niet matcht valt meteen op.

Realtime voorraadwaarde, waar die eerst onbekend was.
Vraagvoorspelling en inkoopadvies: weten wanneer wat opraakt en wat bij te bestellen.
Kostprijzen automatisch gekoppeld, met een vraagteken bij alles wat nog ontbreekt.
Marktconforme prijzen, automatisch gecheckt en binnen de zichtbare marge.
WhatsApp en mail op één plek, klaar om later slim in te richten.

Waarom dit verschil maakt

De basis (webshop en kassa) stond al, dus we hoefden niets te vervangen. Door daar het inzicht omheen te bouwen, draaien inkoop en marges nu op cijfers, terwijl het persoonlijke, deskundige advies waar Rutten al 70 jaar om bekendstaat gewoon blijft.

Voor jouw voorraad

AI voorraadbeheer: wat andere winkels hiervan kunnen leren

Veel winkels en groothandels herkennen de situatie van Rutten. De aantallen kloppen, want kassa en webshop zijn gekoppeld. Maar wat de voorraad waard is, wat snel loopt en wat blijft liggen, weet niemand precies. Inkopen gaat dan op ervaring.

Vier lessen uit dit traject gelden breder:

Begin bij wat er al staat. Rutten had een goede webshop en een gekoppelde kassa. We hoefden niets te vervangen. Het inzicht kwam erbovenop, via automatisering die de bestaande systemen uitleest.
Een voorraad dashboard is pas bruikbaar met kostprijzen. Zonder kostprijs per artikel is er geen marge en geen eerlijke voorraadwaarde. Daarom lezen bonnen en facturen zichzelf in. Wat niet matcht, krijgt een vraagteken, zodat je in één lijst ziet wat nog ontbreekt.
Vraagvoorspelling op basis van het eigen verkoopverloop. Per artikel zie je wanneer het naar verwachting op is. Het inkoopadvies zet snel- en langzaamlopers naast elkaar. Zulke overzichten bouwen we als rapportages die zichzelf bijwerken.
Automatiseer niet wat de klant komt halen. Het persoonlijke advies van Rutten blijft mensenwerk. WhatsApp en mail komen wel op één plek, zodat een slimme laag later op echte gesprekken gebouwd kan worden.

Dezelfde aanpak werkt voor andere zaken in retail en e-commerce en voor bedrijven in logistiek en transport, waar voorraad en doorlooptijd ook op cijfers moeten draaien.

Veelgestelde vragen

Vragen over voorraadbeheer automatiseren met actuele data

Wat betekent voorraadbeheer automatiseren voor een winkel?

Bij Rutten betekent het: de actuele voorraadwaarde op elk moment, per artikel een voorspelling van wanneer het op is, en een inkoopadvies op basis van het verkoopverloop. Kostprijzen koppelen zichzelf aan de juiste artikelen via bonnen en facturen.

Moest de webshop of het kassasysteem vervangen worden?

Nee. De webshop en de kassa liepen al gelijk. We bouwden het inzicht en de automatisering erbovenop, zodat het team gewoon met de bekende systemen verder werkt.

Hoe werkt de vraagvoorspelling?

Het systeem kijkt naar het verkoopverloop per artikel en berekent wanneer het naar verwachting op is. Daaruit volgt een inkoopadvies: wat en wanneer bijbestellen, met snel- en langzaamlopers naast elkaar. De beslissing om te bestellen blijft bij de winkel.

Waarom beantwoordt AI de klantvragen van Rutten nog niet?

Het advies van Rutten is heel persoonlijk. Klanten komen binnen met een vraag en gaan weg met de complete oplossing. Dat willen we niet wegautomatiseren. WhatsApp en mail staan nu in één inbox, zodat er eerst echte data ligt.

Verder lezen

Meer over dit onderwerp

AI praktijkvoorbeelden met meetbaar resultaat

Ontdek wat AI in jouw bedrijf kan betekenen.

Ontdek het AI Kansenonderzoek Plan een gesprek