Automatisering
Orders overtikken, facturen inboeken, dezelfde mails beantwoorden: werk dat elke dag terugkomt. Met AI automatisering koppelen we je systemen en loopt dat werk op de achtergrond. Een mens keurt goed waar dat moet.
Wat we doen
01
Orders uit mail, webshop of portal komen automatisch in je systeem. Twijfelgevallen gaan naar een mens, de rest loopt door.
02
Inkoopfacturen herkend, gematcht en ingeboekt. Herinneringen gaan op tijd uit, betalingen worden gekoppeld.
03
Vragen over levering, retour of status krijgen direct antwoord uit je eigen data. Mail, WhatsApp of chat, in jouw toon.
Lees meer04
Webshop, boekhouding, voorraad, vervoerder en CRM praten met elkaar. Geen dubbele invoer, geen verouderde lijsten.
Lees meerNu en straks
Klantverhaal
Groothandel
Van handmatig orders overtikken naar orderintake, facturatie en koelvervoer in één flow.
40% snellere maandgroei
Voedselproductie
Productieplanning, koelketen, inkoop, cijfers en klantcontact in één flow.
100% batches traceerbaarVoor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Meestal wel. We bouwen op wat er staat en koppelen via API's of exports. Vervangen hoeft zelden.
Daar richten we het op in: alles wat afwijkt of boven een grens komt, gaat langs een mens. Wat goed gaat loopt door, wat twijfelt wacht.
Met het proces dat de meeste tijd kost, vaak orderintake of facturen. Na een kort onderzoek weten we wat het oplevert en wat het kost.
Vooral terugkerend werk met veel handwerk: orders uit mail of pdf verwerken, inkoopfacturen uitlezen en inboeken, klantvragen over levering en status beantwoorden, gegevens tussen systemen overzetten en rapportages samenstellen. AI leest en begrijpt de rommelige invoer, vaste regels controleren de uitkomst en een medewerker beoordeelt de afwijkingen.
Vaste regels zijn goedkoper en voorspelbaarder, dus die gebruiken we waar het kan: bij nette, gestructureerde gegevens zoals een order uit je eigen webshop. AI zetten we in waar de invoer wisselt, zoals een pdf, een scan of een mail in eigen woorden. Meestal combineren we beide in één proces.
Elk bericht of elke order krijgt een vast kenmerk, zodat het systeem een tweede poging herkent en overslaat. Stappen die iets versturen, zoals een mail of betaalverzoek, voeren we maar één keer uit. Fouten gaan naar een logboek en een verantwoordelijke, zodat niets stil opnieuw wordt geprobeerd en een klant geen dubbele berichten krijgt.
Dat hangt af van het aantal systemen, de kwaliteit van de gegevens en het aantal uitzonderingen. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap en dragen zelf de extra tijd binnen de scope. Lost de oplossing het omschreven probleem niet op, dan betaal je er niet voor. Een brede verkenning via het kansenonderzoek begint vanaf circa € 5.000.
Begin met het proces dat de meeste tijd kost. Schrijf de stappen op, wie ze uitvoert en in welke systemen. Kijk dan wat met vaste regels kan en waar AI nodig is om rommelige invoer te lezen. Bouw eerst met menselijke controle op alles en verklein die pas als de resultaten kloppen.
Automatisering volgt vaste regels die je vooraf vastlegt: komt er een order binnen, dan gaat die naar het magazijn. AI kan werk aan dat niet steeds hetzelfde is, zoals een mail lezen en bepalen wat de klant vraagt, of gegevens halen uit facturen die er elke keer anders uitzien. In de praktijk combineer je ze: vaste regels waar het kan, AI waar lezen of beoordelen nodig is, en een mens bij twijfel.
Geschikt werk
Niet elk proces is een goede kandidaat. De beste kansen hebben drie dingen gemeen: ze komen vaak terug, ze volgen grotendeels vaste stappen en er gaat nu veel handwerk in zitten. Typische voorbeelden in het mkb:
Minder geschikt zijn processen waarbij persoonlijk oordeel het werk is, of die zo zelden voorkomen dat automatiseren zich niet terugverdient. Op procesautomatisering lees je hoe we een proces uittekenen voordat we iets bouwen. Voor finance en backoffice staat een uitgebreider overzicht bij financieel en administratie.
Regels en AI
Automatisering met vaste regels bestaat al lang: als dit, dan dat. Dat werkt goed zolang de invoer netjes en voorspelbaar is, zoals een order uit je eigen webshop. AI komt erbij als de invoer rommelig is: een bestelling in een pdf, een factuur in een afwijkende opmaak of een klantmail in eigen woorden.
In de meeste oplossingen werken beide samen. AI leest en begrijpt de invoer, vaste regels controleren of de uitkomst klopt met prijslijst, klantgegevens en voorraad. Wat binnen de grenzen valt, loopt door. Wat afwijkt of boven een afgesproken bedrag komt, gaat naar een medewerker met de reden erbij.
In de eerste weken keurt een medewerker alles goed. Pas als de resultaten aantoonbaar kloppen, zetten we het goedkeuren om naar alleen de uitzonderingen.
Koppelen
De tijdwinst zit in de koppelingen. Webshop, boekhouding, voorraad, vervoerder en CRM moeten dezelfde gegevens zien. We bouwen die verbindingen via API's en webhooks, met tools als n8n, Make of Zapier, of met eigen code als dat stabieler of goedkoper is. Hoe we dat aanpakken per pakket, lees je bij API koppelingen.
Een veelvoorkomend probleem bij zelfgebouwde automatisering is dubbele verwerking: een order die twee keer wordt aangemaakt of een mail die vier keer verstuurd wordt omdat een stap opnieuw werd geprobeerd. Daar bouwen we vanaf het begin op:
Voorbeelden
Sucre & Co, groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade. Orderintake, facturatie en opvolging lopen automatisch. Dat scheelt 80 uur handwerk per week, en door leadverzameling en outbound groeit de omzet per maand 40% sneller. Lees het klantverhaal van Sucre & Co.
Candy Online, de oudste snoepwebshop van Nederland met meer dan 4.000 artikelen. Na een doorstart van 12 naar 3 mensen draait de webshop met circa 120 uur handwerk per week minder. Een complete e-mail staat in 10 minuten klaar in plaats van een halve dag. Zie het klantverhaal van Candy Online.
Rutten Elektroshop in Cuijk, sinds 1955, met meer dan 9.750 artikelen online en in de winkel. Kostprijzen worden automatisch gekoppeld, de voorraadwaarde is realtime zichtbaar en het systeem voorspelt wanneer een artikel op is en geeft inkoopadvies. Zie het klantverhaal van Rutten Elektroshop.
Aanpak
Kosten
We bouwen tegen een vaste prijs per afgesproken stap. Kost het ons meer tijd dan ingeschat, dan dragen wij dat binnen de scope. Lost de opgeleverde kernfunctionaliteit het vooraf omschreven probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. Wat een automatisering kost, hangt af van het aantal systemen, de kwaliteit van de gegevens en hoeveel uitzonderingen er zijn. vanafprijs of bandbreedte voor een enkele procesautomatisering, bijvoorbeeld orderintake of factuurverwerking
De opbrengst reken je uit met uren. Een fictief voorbeeld: kost het inboeken van facturen nu 10 uur per week en neemt automatisering daar 80% van over, dan komen er elke week 8 uur vrij. Tegen die besparing zet je de bouwkosten en het beheer per maand. Een uitgebreidere uitleg staat bij wat kost AI.
Beheer
Een automatisering draait elke dag en moet blijven werken als een leverancier zijn software bijwerkt of een klant een ander formaat stuurt. Daarom blijven we betrokken binnen een afgesproken supportvenster. We houden logboeken bij van wat er is verwerkt, krijgen een melding als een stap vaker faalt dan normaal en passen koppelingen aan als een systeem verandert. Nieuwe processen bouwen we erbij zodra de volgende kans zich aandient.
