Is AI beleid instemmingsplichtig voor de OR?

Wanneer is AI beleid instemmingsplichtig?

Wie zoekt op ai beleid instemmingsplichtig, wil weten of de OR moet instemmen voordat een AI-beleid ingaat. Het antwoord hangt af van wat er in het beleid staat. De wet kijkt naar de inhoud, niet naar de titel van het document.

Artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) noemt de regelingen waarvoor de werkgever instemming van de OR nodig heeft. Voor AI zijn deze het belangrijkst:

Let op het woord 'geschikt' in onderdeel l. Het gaat niet alleen om systemen die bedoeld zijn om te controleren. Een systeem dat het kan, telt ook. Veel zakelijke AI-tools bewaren gesprekken en tonen beheerders wie wat heeft gevraagd. Dan is de kans groot dat de regeling onder onderdeel l valt.

Instemming of advies?

Naast instemming kent de WOR ook adviesrecht. Artikel 25 lid 1 onderdeel k geeft de OR adviesrecht bij de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening.

• Instemmingsrecht gaat over regels voor medewerkers. Zonder instemming, of toestemming van de kantonrechter, kan het besluit nietig zijn.
• Adviesrecht gaat over grote besluiten van de onderneming. De OR geeft advies op een moment dat het nog invloed kan hebben. Wijk je daarvan af, dan kan de OR in beroep gaan bij de Ondernemingskamer.

Voor AI komt het vaak op allebei neer. Een groot AI-systeem invoeren kan adviesplichtig zijn. De regels voor medewerkers die daarbij horen, zoals wat ze wel en niet mogen invoeren en wat er met hun gegevens gebeurt, zijn vaak instemmingsplichtig.

Daar komt vanuit Europa iets bij. Volgens de AI Act moeten werkgevers die een hoog-risico AI-systeem op de werkvloer gaan gebruiken, werknemersvertegenwoordigers en betrokken medewerkers vooraf informeren. Meer over die indeling lees je in AI Act risicoklassen.

Wat gebeurt er zonder instemming?

De procedure staat in artikel 27 WOR.

1. Schriftelijk voorleggen. Je legt het voorgenomen besluit schriftelijk aan de OR voor, met de redenen en de verwachte gevolgen voor medewerkers.
2. Overleg. De OR beslist pas na minstens één overleg met jou.
3. Besluit van de OR. De OR laat schriftelijk en met redenen weten of hij instemt.
4. Geen instemming? Dan kun je de kantonrechter om toestemming vragen. Die geeft dat alleen als de weigering onredelijk is, of als er zwaarwegende bedrijfsredenen zijn.

Voer je het besluit toch uit zonder instemming of toestemming, dan kan de OR schriftelijk de nietigheid inroepen. Dat moet binnen een maand nadat je het besluit hebt meegedeeld, of nadat de OR ontdekt dat je het uitvoert.

Een uitzondering: is het onderwerp al inhoudelijk geregeld in een cao, dan is geen instemming nodig. Dat geldt alleen voor zover de cao het regelt.

AI beleid in kleinere bedrijven

Een OR is verplicht vanaf 50 personen die in de regel in de onderneming werken. Veel mkb-bedrijven zitten daaronder.

• 10 tot 50 personen. Je kunt een personeelsvertegenwoordiging (PVT) instellen. Dat moet als de meerderheid van de medewerkers erom vraagt. De PVT heeft instemmingsrecht op onder meer arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden en de klokkenluidersregeling. De onderdelen over persoonsgegevens en controle horen daar volgens artikel 35c WOR niet bij.
• Minder dan 10 personen. Een PVT is vrijwillig, met dezelfde beperkte rechten.

Geen instemmingsplicht betekent niet dat alles mag. De AVG blijft gelden, ook voor medewerkersgegevens. En een beleid dat medewerkers niet kennen of niet snappen, werkt niet. Bespreek het dus hoe dan ook met je team.

Zo pak je het aan met je OR

1. Betrek de OR vroeg. Laat zien welke AI-tools je wilt gebruiken en waarom, voordat alles vastligt.
2. Splits het beleid. Zet de spelregels voor medewerkers apart van de keuze voor tools. Dan is duidelijk wat ter instemming voorligt.
3. Wees concreet over gegevens. Welke gegevens van medewerkers worden verwerkt, wie kan gesprekken inzien en hoe lang worden ze bewaard?
4. Beperk controle. Leg vast dat logs alleen worden gebruikt voor beveiliging en naleving, niet voor het beoordelen van individuele medewerkers. Dat maakt instemming makkelijker.
5. Regel opleiding. De AI Act vraagt werkgevers om AI-geletterdheid van hun mensen te ondersteunen. Een AI-geletterdheid training is daar een logische stap in.
6. Plan een evaluatie. Spreek af dat je het beleid na zes of twaalf maanden samen bekijkt.

Heeft ShareConnect een AI-beleid met een OR of PVT doorlopen bij een klant, en mogen we daar anoniem een voorbeeld van noemen (sector, grootte, wat de OR vooral wilde weten)?

Veelgemaakte fouten

• Het beleid 'alleen een richtlijn' noemen. De WOR kijkt naar de inhoud. Staan er regels in over medewerkersgegevens of controle, dan telt het.
• Vergeten dat een tool kan monitoren. Ook als je het niet van plan bent, telt het dat de tool het kan.
• De OR pas betrekken als de tool al draait. Dan staat de verhouding meteen onder druk, en loop je risico op nietigheid.
• AI-gebruik stil verbieden. Medewerkers gebruiken dan toch gratis tools, buiten zicht. Dat is slechter voor privacy en beveiliging.
• Alleen juridisch denken. Een goed AI-beleid is ook praktisch: welke tool voor welke taak, welke gegevens nooit, en bij wie je terechtkunt met vragen.

Hulp nodig bij het opstellen? Kijk bij AI beleid laten opstellen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Meer uit de kennisbank

Terug naar de kennisbank