Template
Een AI register is een lijst van alle AI-tools en AI-systemen die je organisatie gebruikt, met per tool wie hem gebruikt, waarvoor, met welke gegevens en wie verantwoordelijk is. Hieronder staat een schema dat je direct kunt overnemen in een spreadsheet, gevolgd door een ingevuld voorbeeld en de vragen die we het vaakst krijgen.
Invulschema
Maak een spreadsheet met deze kolommen. Elke rij is één tool of één toepassing. Gebruikt de marketingafdeling ChatGPT voor teksten en de klantenservice voor mailantwoorden, dan zijn dat twee rijen.
| Kolom | Wat je invult | Voorbeeld |
|---|---|---|
| 1. Naam tool | Product en leverancier | ChatGPT Business, OpenAI |
| 2. Toepassing | Waarvoor het gebruikt wordt | Conceptantwoorden op klantmails |
| 3. Afdeling en eigenaar | Wie het gebruikt en wie verantwoordelijk is | Klantenservice, teamleider |
| 4. Gegevens | Welke gegevens erin gaan | Naam, ordernummer, klachttekst |
| 5. Persoonsgegevens | Ja of nee, en welke soort | Ja, gewone klantgegevens |
| 6. Waar draait het | Land of regio van de verwerking | VS, met EU-dataopslag aangevraagd |
| 7. Contract | Zakelijk account, verwerkersovereenkomst, training op je data uit | Zakelijk account, DPA getekend, training uit |
| 8. Menselijke controle | Wie kijkt de uitkomst na voor die naar buiten gaat | Medewerker leest elk antwoord voor verzending |
| 9. Risico | Laag, middel of hoog, met een korte reden | Laag, geen besluit over personen |
| 10. Laatste controle | Datum en wie het register heeft bijgewerkt | 1 september 2026, teamleider |
Wil je het uitgebreider, voeg dan kolommen toe voor kosten per maand, aantal gebruikers en de datum waarop de tool is goedgekeurd.
Waarom
In de meeste bedrijven gebruiken medewerkers al AI voordat er afspraken over zijn. Iemand heeft een gratis account aangemaakt, een ander gebruikt de AI-knop in het CRM, en een derde plakt offertes in een vertaaltool. Dat is niet erg, zolang je het weet.
Een AI register helpt bij drie dingen:
De AI Act verplicht een bedrijf dat alleen AI gebruikt niet tot een formeel register. Wel geldt sinds februari 2025 de plicht rond AI-geletterdheid. Sinds de aanpassing van de AI Act op 27 juli 2026 luidt die: neem maatregelen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid bij je mensen ondersteunen. Voor AI met hoog risico gelden extra plichten, voor toepassingen uit bijlage III vanaf 2 december 2027. Dat kun je alleen aantonen als je weet wat er gebruikt wordt. Meer daarover op onze pagina over de AI Act voor het mkb.
Invullen
Stuur iedereen één vraag: welke AI-tools gebruik je voor je werk, ook als het een gratis versie of een knop in bestaande software is? Maak duidelijk dat het om overzicht gaat en niet om straf. Anders krijg je geen eerlijke antwoorden.
Veel AI zit al in pakketten die je gebruikt: samenvattingen in je videobelsoftware, schrijfhulp in je mailprogramma, voorspellingen in je CRM. Loop de lijst met abonnementen langs en kijk per pakket of er AI-functies aan staan.
Vul voor elke rij kolom 5 tot en met 9 in. Twijfel je over het risico, gebruik dan deze vuistregel: neemt de tool een besluit over mensen of gaat het om gevoelige gegevens, dan is het minstens middel en kijkt iemand met verstand van privacy mee.
Voorbeeld
Een groothandel met 25 medewerkers vulde het register in en kwam op vijf regels. Zo ziet een deel eruit:
| Tool | Toepassing | Persoonsgegevens | Contract | Controle | Risico |
|---|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Business | Productteksten voor de webshop | Nee | Zakelijk, training uit | Marketeer leest mee | Laag |
| AI-functie in helpdesksoftware | Conceptantwoorden klantmails | Ja, klantgegevens | Verwerkersovereenkomst | Medewerker verstuurt zelf | Laag tot middel |
| Gratis vertaaltool | Offertes vertalen | Ja, klantnaam en prijzen | Geen | Geen | Middel, actie nodig |
| Eigen orderkoppeling met AI | Bestellingen uit mail in het ordersysteem zetten | Ja, klantgegevens | Eigen server, EU | Afwijkingen gaan naar een medewerker | Laag |
| Microsoft Copilot | Notulen van overleg | Ja, medewerkers | Via bestaand Microsoft-contract | Notulist leest na | Laag |
De derde regel leverde meteen een actie op: offertes gaan voortaan via een zakelijke tool met contract. Dat is precies waarvoor het register bedoeld is. Dit voorbeeld is samengesteld om het schema te laten zien en beschrijft geen bestaande klant.
Verder
Het register is stap één. Daarna volgen de afspraken: welke tools mogen, met welke gegevens en wie wat controleert. Die staan in je AI-beleid. Voor systemen met een hoger risico komt daar een toets bij, zoals een FRIA of een DPIA.
Wij helpen met het register, het beleid en de technische kant, zoals zakelijke accounts, verwerkersovereenkomsten en het afschermen van gegevens. Dat valt onder veiligheid en governance.
willen we het register ook als echte spreadsheet aanbieden om te downloaden? Tot die tijd staat alleen het schema op de pagina.
Veelgestelde vragen
Voor een gewoon bedrijf dat AI-tools gebruikt niet. Aanbieders van AI met hoog risico, en overheidsorganisaties die zo'n systeem gebruiken, moeten dat systeem wel registreren in de EU-databank. Voor de rest is het register een hulpmiddel, geen wettelijke eis.
Het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid is een openbare lijst waarin overheidsorganisaties hun algoritmes publiceren. Een AI register voor je bedrijf is een interne lijst, alleen voor je eigen organisatie.
Elk kwartaal, en daarnaast bij elke nieuwe tool. Wijs één eigenaar aan die het bijhoudt, anders veroudert het snel.
Ja. Een AI-knop in je CRM of mailprogramma verwerkt net zo goed gegevens als een losse tool. Vaak staat hij standaard aan zonder dat iemand dat heeft besloten.
Verder lezen
In een strategiegesprek maken we samen een eerste versie van je AI register en bepalen we wat er als eerste geregeld moet worden.
