Canvas
Met dit ai use case canvas werk je een AI-idee uit op één pagina: welk probleem het oplost, voor wie, met welke gegevens, wat het oplevert en wat er mis kan gaan. Hieronder staan de negen vakken met de vragen per vak. Teken ze op een whiteboard of neem ze over in een document, en vul er per idee één in.
Het canvas
01
Welk probleem los je op? Beschrijf het in één zin, in woorden die de mensen op de werkvloer ook gebruiken.
02
Hoe gaat het nu? Wie doet wat, hoe vaak, en hoeveel tijd kost het per week?
03
Wie gaat met de oplossing werken, en wie merkt er iets van? Denk aan medewerkers, klanten en leveranciers.
04
Welke stap neemt de AI over of ondersteunt hij? Lezen, sorteren, samenvatten, schrijven, voorspellen of beantwoorden.
05
Welke gegevens heeft de AI nodig, waar staan ze en in welke staat? Zitten er persoonsgegevens tussen?
06
Met welke systemen moet de oplossing praten? Kan de AI er lezen, en ook iets terugzetten?
07
Waar kijkt een mens mee? Wat gebeurt er met twijfelgevallen en uitzonderingen?
08
Wat levert het op in uren, geld, snelheid of kwaliteit? Hoe meet je dat na vier weken?
09
Wat gaat er mis als de AI een fout maakt? Welke regels uit de AVG of de AI Act spelen mee?
Invullen
Vul het canvas in met twee of drie mensen: iemand die het werk nu doet, iemand die de systemen kent en iemand die mag beslissen. Trek er een uur voor uit per idee.
Laat vak 4 als laatste over. Als de andere vakken kloppen, is de rol van de AI meestal vanzelf duidelijk.
Vergelijken
Heb je meerdere canvassen ingevuld, geef elk idee dan een score van 1 tot 5 op drie punten.
| Punt | 1 | 3 | 5 |
|---|---|---|---|
| Waarde | Minder dan 2 uur per week of weinig effect voor klanten | 5 tot 10 uur per week of merkbaar sneller voor klanten | Meer dan 15 uur per week of direct meer omzet |
| Haalbaarheid | Gegevens verspreid, geen koppeling | Gegevens bruikbaar, koppeling met wat werk | Gegevens op orde, koppelingen beschikbaar |
| Risico (omgekeerd) | Besluiten over mensen, gevoelige gegevens | Persoonsgegevens, maar een mens controleert alles | Geen persoonsgegevens, fouten makkelijk te herstellen |
Tel de drie scores op. Het idee met de hoogste som is meestal het beste om mee te beginnen. Twijfel je tussen twee ideeën, kies dan het idee met de hoogste haalbaarheid. Een eerste succes maakt het tweede project makkelijker.
Voorbeeld
Een groothandel in horecabenodigdheden vult het canvas in voor inkomende bestellingen per mail.
| Vak | Ingevuld |
|---|---|
| 1. Probleem | Bestellingen per mail worden met de hand in het ordersysteem gezet |
| 2. Huidige werkwijze | Twee medewerkers, ongeveer 60 mails per dag, 4 minuten per mail |
| 3. Gebruikers | Orderafdeling, klanten krijgen sneller een bevestiging |
| 4. Wat de AI doet | Leest de mail en de bijlage, herkent klant, artikelen en aantallen, zet een conceptorder klaar |
| 5. Gegevens | Mails, artikellijst en klantenbestand. Klantnamen en adressen zijn persoonsgegevens |
| 6. Systemen | Mailbox en ordersysteem, allebei met een koppeling |
| 7. Menselijke controle | Een medewerker keurt elke conceptorder goed. Onbekende artikelen gaan naar een aparte lijst |
| 8. Opbrengst | Ongeveer 4 uur per werkdag minder handwerk, bevestiging binnen een uur |
| 9. Risico's | Verkeerde aantallen. Opgevangen door de controle en een melding bij afwijkende hoeveelheden |
Score: waarde 5, haalbaarheid 4, risico 4. Totaal 13 van 15, dus een sterk eerste project. Dit voorbeeld is samengesteld om het canvas uit te leggen en beschrijft geen bestaande klant.
Waarom
De meeste AI-ideeën beginnen bij een tool: iemand heeft iets gezien op LinkedIn of een demo gehad. Het canvas draait dat om. Je begint bij het werk dat nu tijd kost en eindigt pas bij de vraag wat de AI moet doen.
Dat heeft twee voordelen. Je ziet sneller welke ideeën geen kans hebben, omdat de gegevens of koppelingen ontbreken. En de ideeën die overblijven zijn concreet genoeg om een prijs en een planning voor te maken.
Vervolg
Een ingevuld canvas is een goed begin voor een gesprek met een bouwer. Wil je eerst weten welke processen in je bedrijf de meeste waarde hebben, dan brengen we die in kaart in een onderzoek. Heb je al een sterk idee, dan werken we het uit en bouwen we het in een implementatietraject. Zoek je iemand die meedenkt over je hele aanpak, kijk dan bij onze AI consultant.
gebruiken we dit canvas zelf in workshops of onderzoek? Dan kunnen we dat hier noemen, met hoe een sessie verloopt.
Veelgestelde vragen
Een concrete toepassing van AI in je bedrijf: één taak of proces waar AI een stap overneemt of ondersteunt, met een duidelijk doel en een meetbare opbrengst.
Begin met drie tot vijf ideeën. Dan heb je genoeg om te vergelijken en blijft het overzichtelijk. De rest kan later.
Iemand die het werk nu doet, iemand die de systemen kent en iemand die mag beslissen. Zonder de mensen van de werkvloer mis je de uitzonderingen.
Dan is het idee nog niet haalbaar. Soms is het eerste project dan het op orde brengen van de gegevens of een koppeling, zodat het AI-idee daarna wel kan.
Verder lezen
In een strategiegesprek lopen we je ideeën langs en kiezen we er één om mee te beginnen.
