Een AI roadmap maken in vijf stappen

Wat is een AI roadmap?

Een AI roadmap is het werkplan onder je AI strategie. De strategie zegt waarom en waarheen: meer omzet met hetzelfde team, minder fouten, sneller leveren. De roadmap zegt wat, wanneer en door wie.

In een goede roadmap staat per onderdeel:

• Het proces. Bijvoorbeeld orders uit de mail verwerken of offertes opstellen.
• Wat er verandert. Wat doet het systeem straks, wat doet de medewerker nog?
• De planning. In welk kwartaal, en wat moet eerst klaar zijn?
• De kosten. Bouw, licenties, training en beheer.
• De opbrengst. Uren per week, minder fouten, snellere doorlooptijd.
• De eigenaar. Wie in je bedrijf is verantwoordelijk?

Een AI roadmap is geen lijst met tools die je wilt proberen. Het is een volgorde van processen die je verbetert, met cijfers erbij. Het plan voor de langere termijn werk je uit in een AI strategie. Hoe ver je bedrijf nu is, lees je bij AI volwassenheid.

Stap 1: breng je taken in kaart

Begin op de werkvloer, niet in de directiekamer. Praat met de mensen die het werk doen en schrijf per terugkerende taak op:

• wie de taak doet;
• hoe vaak, per dag of per week;
• hoeveel tijd het kost;
• in welke systemen het werk gebeurt;
• wat er vaak misgaat.

Je zult merken dat de grootste tijdvreters zelden de dingen zijn die de directie noemt. Het zijn de kleine handelingen die honderd keer per week gebeuren: een order overtypen, een factuur controleren, een klant terugmailen met dezelfde informatie.

Reken een paar dagen voor deze stap bij een bedrijf van twintig tot vijftig medewerkers. Het resultaat is een lijst van tientallen taken met de tijd die ze nu kosten. Dat is meteen je nulmeting.

Stap 2: scoor de kansen

Niet elke taak is een goede kans. Geef elke kans een score op vier punten, bijvoorbeeld van 1 tot 5:

Tel de scores op, of geef tijdwinst een zwaarder gewicht als dat voor jouw bedrijf het belangrijkste is. Reken voor de bovenste vijf kansen ook de terugverdientijd uit: investering gedeeld door de besparing per maand. Hoe je dat aanpakt, lees je bij de ROI van AI.

Schrijf ook op welke ideeën je bewust niet doet, en waarom. Dat voorkomt dat dezelfde discussie over drie maanden terugkomt.

Stap 3: kies de volgorde

Met de scores maak je een volgorde. Een indeling die goed werkt voor het mkb:

1. Kwartaal 1: snel resultaat. Eén of twee kansen met veel tijdwinst en weinig risico. Het doel is laten zien dat het werkt.
2. Kwartaal 2: de basis. Systemen koppelen en gegevens opschonen. Minder zichtbaar, maar nodig voor alles wat volgt.
3. Kwartaal 3 en 4: de grotere processen. Kansen die meer bouw vragen of meer afdelingen raken.

Let op afhankelijkheden. Een AI die offertes opstelt, heeft actuele prijzen en voorraad nodig. Staat die informatie verspreid over drie systemen, dan komt de koppeling eerst.

Plan ook ruimte in voor wat je onderweg leert. Een roadmap die elk kwartaal wordt bijgesteld, is beter dan een roadmap die nooit verandert.

Stap 4: regel de randvoorwaarden

Een roadmap met alleen projecten loopt vast op de dingen eromheen. Neem deze onderdelen op:

• Afspraken. Welke tools mogen, welke gegevens niet? Leg het vast in een AI-beleid.
• Training. Medewerkers moeten weten hoe ze met de nieuwe werkwijze werken. De AI Act vraagt ook dat je mensen voldoende AI-kennis hebben.
• Eigenaarschap. Elk proces krijgt een eigenaar in je bedrijf, niet alleen bij de leverancier.
• Beheer. Wie houdt de systemen bij, wie wordt gebeld als iets stilvalt?
• Budget. Reken naast de bouw ook licenties, API-gebruik en onderhoud mee.

Wie deze punten overslaat, krijgt systemen die technisch werken maar niet worden gebruikt. Meer daarover lees je in waarom AI-projecten vastlopen.

Stap 5: spreek af hoe je meet

Leg per proces vast wat succes is, voordat je begint:

• Uren. Hoeveel tijd kost het nu, hoeveel na drie maanden?
• Fouten. Hoeveel orders, facturen of antwoorden moeten worden hersteld?
• Doorlooptijd. Hoe snel is een klant geholpen, een order verstuurd, een factuur betaald?
• Gebruik. Werken medewerkers met het nieuwe systeem, of doen ze het ernaast nog met de hand?

Bespreek de cijfers elk kwartaal met het managementteam. Loopt een onderdeel achter, pas dan de roadmap aan. Levert iets meer op dan verwacht, kijk dan of het ook elders kan.

Uit onze praktijk

Een roadmap maken we in een AI Kansenonderzoek, vanaf ongeveer €5.000. We lopen mee met medewerkers, geven elke terugkerende taak een score en rekenen de beste kansen door met investering, terugverdientijd en waarde per maand. Het resultaat is een plan voor twaalf maanden.

Bij Sucre & Co begon het bij de orderstroom, omdat daar de meeste tijd zat. Na orders volgden levering en facturatie. Samen scheelt dat nu 80 uur handwerk per week, en de omzet groeide per maand 40% sneller. Die volgorde was geen toeval: elke stap bouwde voort op de koppelingen van de vorige. Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen?

Wil je een vast aanspreekpunt dat de roadmap bewaakt en ook laat bouwen, dan werken we als AI consultant voor je bedrijf.

Veelgemaakte fouten

• Beginnen bij de tool. "We hebben Copilot, wat kunnen we ermee?" is de verkeerde vraag. Begin bij het werk.
• Te groot beginnen. Een eerste project van een jaar levert pas na een jaar iets op. Begin met iets wat binnen een kwartaal draait.
• De werkvloer overslaan. De mensen die het werk doen, weten waar de tijd zit.
• Geen nulmeting. Zonder cijfers vooraf is elk resultaat een gevoel.
• Gegevens vergeten. AI werkt zo goed als de gegevens die het krijgt. Opschonen hoort op de roadmap.
• Nooit bijwerken. Een roadmap uit januari die in oktober nog hetzelfde is, wordt niet gebruikt.
• Geen eigenaar. Als iedereen verantwoordelijk is, is niemand het.

Meer artikelen over AI strategie vind je in het nieuwsoverzicht.

Uit de praktijk

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Meer uit de kennisbank

Terug naar de kennisbank