In het kort
- Voor losse documenten lezen, samenvatten en vragen stellen zijn ChatGPT, Claude, Copilot en Acrobat AI Assistant het makkelijkst.
- Voor terugkerende documenten in grote aantallen zijn Azure Document Intelligence, Google Document AI en Klippa gemaakt. Die halen vaste velden eruit.
- Een mens controleert wat de software niet zeker weet. Zo blijft de foutkans laag zonder alles na te lopen.
- De meeste tijdwinst zit in de stap daarna: de gegevens automatisch in je boekhouding, ERP of dossier zetten.
AI documenten: de tools vergeleken
Prijzen volgens de sites van de aanbieders, prijspeil september 2026. Prijzen wisselen per land, looptijd en volume, dus kijk altijd even op de site zelf.
| Tool | Wat het doet | Prijs | Voor wie | AVG en data |
|---|---|---|---|---|
| Azure AI Document Intelligence | Leest documenten en haalt velden eruit, met kant-en-klare modellen voor facturen, bonnen en identiteitsbewijzen, en eigen modellen | Gratis tot 500 pagina's per maand. Daarna per 1.000 pagina's: tekst lezen (Read) $ 1,50, kant-en-klare modellen $ 10, eigen modellen $ 30 | Bedrijven die documentverwerking in eigen software of workflows willen inbouwen | Kies je een Europese Azure-regio, dan valt de verwerking binnen de EU-datagrens van Microsoft |
| Google Document AI | OCR en modellen die formulieren, facturen en eigen documenttypes uitlezen | OCR $ 1,50 per 1.000 pagina's. Form Parser en Custom Extractor $ 30 per 1.000 pagina's. Factuurmodel $ 100 per 1.000 pagina's | Bedrijven met veel documenten die al in Google Cloud werken | Je kiest zelf de locatie. Met de regio eu blijven opslag en verwerking in de Europese Unie |
| Klippa, nu Doxis | Nederlandse software die facturen, bonnen, identiteitsbewijzen en andere documenten uitleest. DocHorizon heet nu Doxis AI.dp | Op aanvraag, afhankelijk van volume en workflow | Mkb en financiële afdelingen die een kant-en-klare oplossing willen | Nederlands bedrijf. Draait op Microsoft Azure, met servers in Europa en de VS. Hosting in de EU is te kiezen. ISO 27001 en ISAE 3000 Type II |
| ChatGPT en Claude | Documenten uploaden, samenvatten, vergelijken en vragen stellen, ook over lange contracten | ChatGPT Business $ 25 per gebruiker per maand, of $ 20 bij jaarbetaling. Voor Claude zie Claude prijzen | Wie losse documenten snel wil begrijpen of vergelijken | Bij zakelijke abonnementen geen training op je invoer. Zie ChatGPT zakelijk |
| Microsoft 365 Copilot | Samenvatten en vragen stellen over documenten in Word, SharePoint en OneDrive | Aparte licentie per gebruiker. Copilot Business $ 21 per maand bij jaarbetaling, Copilot Enterprise $ 30 per maand bij jaarbetaling | Bedrijven waar de documenten al in Microsoft 365 staan | Voor organisaties in de EU valt Copilot binnen de EU-datagrens van Microsoft. Uitzondering: de modellen van Anthropic in Copilot vallen daar nu buiten |
| Adobe Acrobat AI Assistant | Pdf's samenvatten, vragen stellen met bronverwijzing en kernpunten eruit halen | Losse uitbreiding op Acrobat voor $ 1,99 per maand bij een jaarabonnement, of $ 19,99 per jaar vooraf. Zit standaard in Acrobat Studio | Wie veel met pdf's werkt, zoals juristen en inkopers | Adobe zegt documenten niet te gebruiken voor training |
Kort gezegd: ChatGPT, Claude, Copilot en Acrobat zijn er om een document te begrijpen. Azure, Google en Klippa zijn er om gegevens uit veel documenten te halen en door te zetten. Meer tools voor andere taken vind je in ons overzicht van AI tools voor bedrijven.
Twee soorten werk: begrijpen en uitlezen
Het helpt om twee soorten documentwerk uit elkaar te houden.
Begrijpen. Je hebt een contract, offerte of rapport en wilt weten wat erin staat. Wat zijn de opzegtermijnen? Waar wijkt deze offerte af van de vorige? Welke risico's staan er in dit contract? Dit doe je met een taalmodel, zoals ChatGPT, Claude of Copilot. Je uploadt het document, stelt je vraag en controleert het antwoord in de tekst.
Uitlezen. Je krijgt elke week honderden facturen, pakbonnen, orders of formulieren, en uit elk document moeten dezelfde velden in een systeem. Leverancier, datum, bedrag, btw, artikelnummers. Dit doe je met software voor intelligente documentverwerking, ook wel IDP genoemd. Die leest het document, herkent de velden en geeft per veld aan hoe zeker hij is. Meer uitleg staat in wat is IDP.
Veel bedrijven beginnen met het eerste en ontdekken daarna dat de grootste tijdwinst in het tweede zit. Het overtypen van documenten is vaak een van de grootste bronnen van handwerk in een bedrijf.
Waar je op let bij de keuze
- Welke documenten en hoeveel? Tien contracten per maand vragen iets anders dan duizend facturen per week. Tel eerst wat er binnenkomt.
- Hoe zien ze eruit? Nette pdf's uit een systeem zijn makkelijk. Gescande pakbonnen, handgeschreven formulieren en foto's van bonnen zijn lastiger. Test met je eigen documenten, ook de slechte.
- Hoe zeker is de software? Goede tools geven per veld aan hoe zeker ze zijn. Dan hoeft een mens alleen te kijken bij twijfel.
- Persoonsgegevens. Facturen, contracten en formulieren bevatten vaak persoonsgegevens. Sluit een verwerkersovereenkomst en kijk waar de verwerking plaatsvindt. Zie je data in Europa houden.
- Wat gebeurt er daarna? Uitgelezen gegevens die in een Excel-bestand belanden, zijn maar half werk. Kijk of de tool kan koppelen met je boekhouding of ERP.
Wanneer een losse tool niet genoeg is
Een tool die documenten uitleest, levert gegevens op. Daarmee is het werk nog niet klaar. Het wordt lastiger als:
- de gegevens moeten worden gecontroleerd tegen iets anders, zoals een factuur tegen de inkooporder en de ontvangst;
- documenten via meerdere kanalen binnenkomen, zoals een mailbox, een portal, WhatsApp en de post;
- er per leverancier of klant uitzonderingen zijn die de tool niet kent;
- de uitgelezen gegevens in je boekhouding, ERP of dossiersysteem moeten, met de juiste codes;
- afwijkingen naar de juiste persoon moeten, met het document erbij.
Dan is documentverwerking een proces met meerdere stappen, van binnenkomst tot boeking. De tool die leest is één stap. Hoe we de hele keten aanpakken, zie je bij OCR met AI.
Documentverwerking koppelen aan je eigen systemen
Azure, Google, Klippa en de taalmodellen hebben allemaal een API. Zo bouw je een keten:
| Stap | Hoe |
|---|---|
| Binnenkomst | Een workflow in n8n of Make haalt documenten uit de mailbox, een map of een portal |
| Uitlezen | De tool haalt de velden eruit en geeft per veld aan hoe zeker hij is |
| Controleren | De gegevens worden vergeleken met de inkooporder, de ontvangst of de klantgegevens in je systeem |
| Twijfel | Velden waarover de software twijfelt of afwijkingen gaan naar een medewerker, met het document ernaast |
| Boeken | De goedgekeurde gegevens gaan naar je boekhouding, zoals Exact Online of Moneybird, of naar je ERP |
Deze koppelingen bouwen we met API koppelingen. Moet de software meer beslissen, zoals bepalen op welke kostenplaats iets hoort of een leverancier om een correctie vragen, dan doet een AI agent dat, binnen regels die jij vastlegt. Wat er verder te automatiseren valt, zie je bij automatisering.
Een voorbeeld
Een fictief voorbeeld. Een groothandel ontvangt elke week een paar honderd inkoopfacturen per mail, van tientallen leveranciers. Een medewerker typt ze over in de boekhouding en vergelijkt ze met de bestellingen. Dat kost twee dagen per week, en fouten in prijzen vallen pas op als de marge niet klopt.
Na de koppeling haalt een workflow de facturen uit de mailbox. Een documenttool leest leverancier, factuurnummer, regels, prijzen en btw uit. Het systeem vergelijkt elke regel met de inkooporder. Klopt alles, dan staat de factuur klaar om te boeken. Wijkt een prijs af of twijfelt de software over een veld, dan krijgt de medewerker een melding met de factuur en de order naast elkaar. Die kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.
In ons eigen werk zie je het belang van gekoppelde gegevens bij Rutten Elektroshop, waar kostprijzen automatisch aan de artikelen worden gekoppeld en de voorraadwaarde realtime zichtbaar is. hebben we een eigen project met documentverwerking, zoals facturen of pakbonnen, dat we mogen noemen, met cijfers?
Wil je weten wat dat bij jullie kan opleveren, plan dan een strategiegesprek.
Uit de praktijk
Veelgestelde vragen
Wat kan AI met documenten?
AI kan documenten lezen, samenvatten en vergelijken, en er vaste gegevens uithalen, zoals leverancier, datum, bedrag en artikelregels. Voor losse documenten gebruik je een taalmodel als ChatGPT, Claude of Copilot. Voor veel documenten van hetzelfde soort gebruik je software voor documentverwerking.
Welke tool is het beste voor AI documentverwerking?
Voor het begrijpen van losse documenten zijn ChatGPT, Claude, Copilot en Acrobat AI Assistant het makkelijkst. Voor facturen, pakbonnen en formulieren in grote aantallen zijn Azure Document Intelligence, Google Document AI en Klippa gemaakt. Test met je eigen documenten, ook de slecht leesbare.
Hoe betrouwbaar is AI bij het uitlezen van facturen?
Bij nette digitale facturen is de software meestal zeer betrouwbaar. Bij scans, foto's en afwijkende opmaak neemt de zekerheid af. Goede tools geven per veld aan hoe zeker ze zijn, zodat een mens alleen de twijfelgevallen controleert.
Wat kost AI documentverwerking?
De tools rekenen meestal per pagina. Google Document AI kost $ 1,50 per 1.000 pagina's voor OCR en $ 100 per 1.000 pagina's voor het factuurmodel. Azure heeft een gratis laag tot 500 pagina's per maand. Daarbij komen de kosten voor koppelen en controleren.
Mag ik documenten met persoonsgegevens door AI laten lezen?
Ja, als je de AVG volgt. Gebruik een zakelijke versie, sluit een verwerkersovereenkomst en kijk waar de verwerking plaatsvindt. Veel aanbieders bieden verwerking in de EU. Verwerk alleen de gegevens die je nodig hebt.
Verder lezen
Meer taken met AI
Bronnen
Geraadpleegd in september 2026.
- Google Cloud, Document AI pricing. cloud.google.com
- Microsoft Azure, AI Document Intelligence pricing. azure.microsoft.com
- Adobe, Acrobat AI Assistant. adobe.com
- Google Cloud, Document AI locations. docs.cloud.google.com
- Klippa (Doxis), Compliance. klippa.com
- Microsoft, Microsoft 365 Copilot pricing. microsoft.com