OCR met AI: documenten lezen zonder overtypen

We horen het bij bijna elk bedrijf dat documenten verwerkt:

• "Elke ochtend zit iemand een uur inkoopfacturen over te tikken."
• "Klanten mailen hun bestelling als pdf, en wij zetten die regel voor regel in het systeem."
• "Elke leverancier heeft een ander formaat pakbon."
• "De scanfunctie van ons pakket werkt voor de standaardfacturen, maar de rest doen we nog steeds zelf."
• "Als die ene collega op vakantie is, blijft de stapel liggen."

Het overtypen zelf is niet het ergste. Het gaat om de fouten die erin sluipen, de vertraging en het werk dat blijft liggen omdat mensen met invoer bezig zijn. OCR AI neemt dat werk over en laat je team de uitzonderingen afhandelen.

We bouwen een oplossing die past bij jouw documenten en jouw systemen. Meestal bestaat die uit:

• Een ingang voor documenten: een mailbox, een uploadpagina, een scanner of een gedeelde map.
• Een leesstap met OCR en een taalmodel dat de velden eruit haalt die jij nodig hebt, zoals leverancier, datum, bedragen, btw, orderregels of artikelnummers.
• Een controlestap die de gegevens vergelijkt met wat je al weet. Bestaat de leverancier? Klopt het totaal met de regels? Hoort deze pakbon bij een open inkooporder?
• Een scherm voor twijfelgevallen waarin een medewerker het document en de gelezen gegevens naast elkaar ziet en met één klik goedkeurt of verbetert.
• Een koppeling naar je boekhouding, ERP, WMS of webshop. Zie API koppelingen.

Elk gelezen veld houdt een verwijzing naar de plek in het document waar het vandaan komt. Zo kun je altijd terugzien waarom het systeem iets heeft ingevuld.

Een groothandel krijgt elke dag tientallen bestellingen van winkels en horeca. Een deel komt via de webshop, de rest per mail: een pdf uit het inkoopsysteem van de klant, een Excel-lijst of een foto van een handgeschreven briefje. Een medewerker zet ze elke ochtend met de hand in het systeem.

Met OCR en AI gaat dat zo:

1. De mail komt binnen in een vaste mailbox.
2. Het systeem herkent de klant aan het mailadres en leest de bijlage.
3. Het taalmodel haalt de orderregels eruit en zoekt bij elke regel het juiste artikel, ook als de klant een eigen omschrijving gebruikt.
4. Klopt alles, dan staat de order klaar in het systeem. Een onbekend artikel of een afwijkend aantal gaat naar een medewerker.

Bij Sucre & Co, groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade, automatiseerden we de hele orderketen, van bestelling tot factuur en betaling. Daarmee verdween 80 uur handwerk per week. Bij Candy Online is de complete e-mail nu in 10 minuten afgehandeld in plaats van een halve dag.

De kosten bestaan uit een eenmalige bouw en lopende kosten per document.

We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. Twijfel je of het loont, dan begin je met een kleine test op je eigen documenten. Wil je eerst breder kijken waar AI in je bedrijf het meeste oplevert, dan is een kansenonderzoek een goede start. Dat kost vanaf ongeveer € 5.000.