Orderverwerking automatiseren
Wie orderverwerking automatiseren wil, wil dat een bestelling één keer wordt ingevoerd en daarna vanzelf zijn weg vindt: naar het magazijn of de vervoerder, naar de factuur en naar de cijfers. Orders uit mail, telefoon, webshop en EDI komen in één stroom. AI leest de orders die als vrije tekst of pdf binnenkomen. Je team handelt alleen de uitzonderingen af.
In het kort
Probleem
Bij veel groothandels en producenten komen orders binnen op vijf manieren tegelijk. De ene klant mailt een lijstje, de andere stuurt een pdf-inkooporder, een derde belt, een vierde bestelt in de webshop en de grootste afnemer stuurt EDI. Elke order wordt door iemand in het ERP of leverportaal gezet, daarna nog eens bij de vervoerder, en aan het eind in de boekhouding gefactureerd.
Dat gaat goed zolang het rustig is. Bij groei knelt het:
Meer personeel aannemen is vaak lastig, en met dunne marges ook duur. Orderverwerking automatiseren haalt het overtypen eruit.
Oplossing
Een geautomatiseerde orderstroom doet dit:
Het resultaat is een orderstroom waarin je op elk moment ziet wat binnen is, wat onderweg is en wat nog betaald moet worden.
Werkwijze
We bouwen dit met een koppelplatform als n8n of met eigen code, afhankelijk van volume en complexiteit. Elke order heeft een uniek kenmerk, zodat een order die twee keer binnenkomt één keer wordt verwerkt.
Praktijk
Sucre & Co is een groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade, met geconditioneerd vervoer en twee distributiepunten. Voorheen kwamen orders binnen via mail, telefoon en app. Elke order werd met de hand in het leverportaal gezet en daarna apart gefactureerd. Klantspecifieke prijzen en staffels werden met de hand toegepast.
Nu is er één klantportaal, gekoppeld aan de webshop- en facturatieomgeving. Klanten bestellen zelf, met hun eigen prijzen, staffels, verzendtarieven per regio en betaalvoorwaarden. Telefoon- en mailorders komen in dezelfde orderstroom. Facturen en betaalherinneringen gaan automatisch, en de verzending loopt in één stroom met de logistieke partners.
Samen met de rest van het systeem scheelt dat 80 uur handwerk per week, en het team heeft realtime inzicht in omzet, marge en debiteuren. Het hele verhaal staat in de casestudy van Sucre & Co. Meer over AI in de groothandel staat bij AI in de groothandel.
Prijs
De kosten hangen af van het aantal orderkanalen, het aantal systemen waar de order doorheen moet en de hoeveelheid uitzonderingen. Alleen orders uit mail lezen en als concept in het ERP zetten is een kleinere stap dan een volledig klantportaal met prijsafspraken, vervoerders en facturatie.
We beginnen vaak met het kanaal dat de meeste tijd kost, en breiden daarna uit. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met functionaliteiten en acceptatiecriteria vooraf. Lost de kernfunctionaliteit het omschreven probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. prijsindicatie orderverwerking automatiseren, één kanaal en volledige orderstroom
Lopende kosten zijn er voor hosting, het koppelplatform en het taalmodel. Hoe je de opbrengst tegen de kosten afzet, staat bij wat kost AI. Wil je eerst weten waar in je bedrijf de meeste tijd weglekt, dan begint het met een AI kansenonderzoek.
Beheer
Een orderstroom die stil faalt, merk je pas als een klant belt dat zijn levering niet kwam. Daarom krijgt elke stap:
De workflows en het taalmodel draaien bij aanbieders met hosting in de EU. De code, de workflows en de data zijn van jou. Beheer doen we binnen een afgesproken supportvenster, of je IT-partij neemt het over. Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het aantal orderkanalen, de systemen waar de order doorheen moet en het aantal uitzonderingen. We beginnen meestal bij het kanaal dat de meeste tijd kost. We spreken een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria vooraf. Daarnaast zijn er lopende kosten voor hosting, platform en het taalmodel.
Een eerste stroom, zoals orders uit mail lezen en als concept in het ERP zetten, staat vaak binnen enkele weken. Een volledige orderstroom met portaal, vervoerders en facturatie bouwen we in stappen over een paar maanden. Na elke stap draait het live, zodat je niet hoeft te wachten tot alles af is.
Meestal wel. We koppelen via API's met ERP-systemen als Exact Online, AFAS, Business Central en Odoo, met webshops als Shopify en Magento, met vervoerders en magazijnen, en met EDI. Heeft een systeem geen API, dan kijken we naar bestanden of een tussenlaag. We beginnen met een inventarisatie van wat er is.
Ja. Een taalmodel haalt klant, artikelen, aantallen en leverdatum uit vrije tekst en pdf's, ook als elke klant het anders schrijft. Het gebruikt de bestelhistorie om te raden welk artikel bedoeld is. Twijfelt het, dan komt de order in een controlescherm met de oorspronkelijke mail ernaast. Een mens keurt goed.
Plan een kort gesprek. We kijken waar jullie orders nu worden overgetypt en wat er automatisch kan.
