Facturen automatiseren
Wie facturen automatiseren wil, wil vooral af van overtypen. Inkoopfacturen komen binnen per mail, als pdf, als scan of als e-factuur. AI leest ze, herkent leverancier, bedragen, btw en regels, controleert ze tegen de bestelling en zet ze klaar in je boekhouding. Je team kijkt alleen nog naar de facturen die afwijken.
In het kort
Probleem
In veel mkb-bedrijven gaat het zo. Leveranciers mailen een pdf naar info@ of naar iemand die er toevallig bij was. Iemand zet de factuur door naar de administratie. Daar wordt hij geopend, worden leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw overgetypt of gecontroleerd, wordt een grootboekrekening gekozen en wordt hij ter goedkeuring doorgestuurd.
Dat kost per factuur een paar minuten. Bij honderden facturen per maand is dat al snel dagen werk. En het gaat mis op voorspelbare plekken:
Facturen automatiseren pakt dat aan bij de bron: alles komt op één plek binnen en wordt meteen gelezen.
Oplossing
Een goede automatisering doet meer dan scannen:
E-facturen in UBL-formaat zijn al gestructureerd. Die hoeven niet gelezen te worden en gaan direct door naar de controle. In België is e-facturatie via Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht tussen btw-plichtige bedrijven, dus wie Belgische leveranciers heeft, krijgt er steeds meer.
Werkwijze
Dat gaat in vier stappen, en zo bouwen we het ook:
Veel boekhoudpakketten hebben zelf een scanfunctie. Voor een klein aantal facturen van vaste leveranciers is dat vaak genoeg. Maatwerk loont als je veel leveranciers hebt, als je facturen wilt matchen met bestellingen en ontvangsten, of als je meerdere administraties en systemen hebt.
Voorbeeld
Een fictief voorbeeld. Een groothandel ontvangt zo'n 600 inkoopfacturen per maand van 120 leveranciers. Twee medewerkers besteden samen een groot deel van hun week aan invoeren, controleren en najagen van goedkeuring.
Na de automatisering komen alle facturen binnen op één adres. Het systeem leest ze, zoekt de inkooporder erbij in het ERP en vergelijkt aantallen en prijzen. Klopt alles binnen een afgesproken marge, dan staat de factuur als concept klaar in de boekhouding. Wijkt de prijs af, dan krijgt de inkoper een melding met de bestelling en de factuur naast elkaar. De administratie controleert en boekt, en besteedt de vrijgekomen tijd aan debiteuren en rapportage.
Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen?
Meer over AI in de administratie staat bij AI voor boekhouding en financiële administratie.
Prijs
De kosten hangen af van het aantal facturen, het aantal leveranciers, of je wilt matchen met bestellingen en welk boekhoudpakket je gebruikt. Een koppeling die facturen uit een mailbox leest en als concept in de boekhouding zet, is kleiner dan een oplossing met drieweg-matching op order en ontvangst.
We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met functionaliteiten en acceptatiecriteria vooraf. Lost de kernfunctionaliteit het omschreven probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. prijsindicatie facturen automatiseren, eenvoudige inleesflow en met order-matching
Daarnaast zijn er lopende kosten: het koppelplatform, hosting en het taalmodel. De modelkosten per factuur zijn laag. Een voorbeeld, prijspeil september 2026: Mistral OCR 4.1 kost $ 4 per 1.000 pagina's, en Document AI van Mistral $ 5 per 1.000 pagina's. Een factuur van één pagina kost dan minder dan een cent. Andere aanbieders en modellen hebben andere prijzen, dus we rekenen het voor jouw aantal facturen uit. Hoe je dat afweegt, staat bij wat kost AI.
Veiligheid
Facturen bevatten bedrijfsgegevens en soms persoonsgegevens van zzp'ers. Daarom:
De code, de workflows en de data zijn van jou. Wil je later zelf verder of met een andere partij, dan kan dat. Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Laat alle leveranciers naar één factuuradres sturen. Een workflow haalt de bijlagen op, laat ze lezen door AI of een documentherkenner en controleert leverancier, bedragen, btw en dubbele factuurnummers. Via de API van je boekhouding komt de factuur als concept klaar, met de pdf erbij. Wat afwijkt, gaat naar een controlescherm.
Dat hangt af van het aantal facturen en leveranciers, je boekhoudpakket en of je wilt matchen met bestellingen. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast zijn er lopende kosten voor platform, hosting en het taalmodel. Per factuur zijn die meestal klein. In een kort gesprek geven we een inschatting.
Een eenvoudige stroom van mailbox naar boekhouding staat vaak binnen enkele weken. Met matching op bestellingen en ontvangsten duurt het langer, omdat we de regels en uitzonderingen goed moeten vastleggen. De eerste weken draait het met extra controle, daarna neemt het aandeel dat zonder aanpassing doorloopt meestal snel toe.
Waarschijnlijk wel. We koppelen via de API met pakketten als Exact Online, Twinfield, SnelStart, Moneybird en AFAS, en met ERP-systemen. Heeft je pakket geen bruikbare API, dan kan een import via een bestand. We kijken eerst wat je pakket kan en of de ingebouwde scanfunctie misschien al genoeg is.
Verder lezen
Plan een kort gesprek. We kijken naar je factuurstroom en vertellen wat automatisch kan en wat een mens moet blijven doen.
