Offertes met AI
Een AI offerte tool leest een aanvraag uit mail, formulier of bijlage, zoekt de juiste artikelen en prijzen in je eigen systemen en zet binnen enkele minuten een voorstel klaar in je eigen huisstijl. Een medewerker controleert en verstuurt. Wij bouwen die tool voor bedrijven die veel offertes maken en daar nu uren per week aan kwijt zijn, zoals groothandels, installateurs, bouwbedrijven en dienstverleners.
In het kort
Het probleem
Wie veel offertes maakt, herkent het. Een aanvraag komt binnen als mail met een foto, een pdf met een bestek of een halve zin via het contactformulier. Iemand leest hem, zoekt de artikelen op, kijkt in drie systemen naar prijzen en voorraad, rekent toeslagen uit en zet het in een Word-sjabloon. Dan blijkt dat een collega een andere korting gaf aan dezelfde klant.
De gevolgen zijn bekend:
Een AI offerte tool pakt precies het werk tussen aanvraag en concept aan: lezen, opzoeken, rekenen en opmaken.
Wat je krijgt
We bouwen een tool die past bij jouw manier van rekenen. De onderdelen:
Voor bouwbedrijven die met bestekken en hoeveelheden werken, gaat het verder. Dat staat bij AI calculatie in de bouw.
Werking
Zo loopt een aanvraag door de tool:
Het AI-model doet alleen het lezen en schrijven. Het rekenen gebeurt met vaste regels. Zo kan een offerte nooit een prijs bevatten die niet in je systeem staat. Werkt de tool zelfstandig binnen grenzen die je zelf stelt, dan spreken we van een AI agent.
Voorbeeld
Een fictief voorbeeld. Een technische groothandel krijgt per dag veertig aanvragen per mail, vaak met een lijst artikelnummers of een foto van een pakbon. Twee binnendienstmedewerkers maken de offertes. Een gemiddelde offerte kost twintig minuten, een grote lijst een uur. Aanvragen van vrijdagmiddag worden maandag beantwoord.
Na de invoering leest de tool elke aanvraag binnen een paar minuten. Bij de meeste aanvragen herkent hij alle artikelen, en staat de offerte klaar met de juiste klantprijs. De binnendienst controleert, past een enkele regel aan en verstuurt. De tijd per offerte daalt naar een paar minuten, en aanvragen worden dezelfde dag beantwoord.
De winst zit ook in de lijst met onzekere regels. Welke artikelen klanten vaak verkeerd noemen, wordt zichtbaar, en die zoektermen voegen we toe.
Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen?
Software
Er is kant-en-klare software met AI-functies voor offertes. CRM-pakketten zoals HubSpot en Salesforce hebben offertemodules, en veel boekhoud- en ERP-pakketten maken offertes vanuit de artikelen. Losse tools helpen vooral met de tekst van een voorstel.
Die pakketten werken goed als je aanvragen al gestructureerd binnenkomen en je prijzen eenvoudig zijn. Een maatwerk AI offerte tool is zinvol als:
We kopen wat al goed bestaat. Zit je offertemodule in je CRM en werkt die, dan bouwen we alleen het deel dat aanvragen leest en de offerte daar klaarzet. Hoe koppelingen tussen systemen werken, lees je bij API koppelingen.
Prijs
De prijs hangt af van het aantal bronnen, de complexiteit van je prijsregels en het systeem waar de offerte in moet komen. Een tool die aanvragen uit één mailbox leest en offertes in één pakket klaarzet, is kleiner dan een tool die bestekken leest en rekent met materialen, uren en transport.
We werken met een vaste prijs per afgesproken stap. Functionaliteiten en acceptatiecriteria staan vooraf vast. Kost het ons meer tijd dan ingeschat, dan dragen wij dat binnen de scope. Lost de kernfunctionaliteit het omschreven probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. prijsindicatie AI offerte tool, eenvoudig en uitgebreid
Daarnaast zijn er lopende kosten voor het AI-model, meestal enkele centen per offerte, en voor hosting. Meer over kosten staat bij wat kost AI.
Veiligheid
In offertes staan klantgegevens en prijzen die je concurrent niet mag zien. Daarom:
Meer over hoe we automatisering bouwen, lees je bij AI automatisering.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Ja, als je het goed inricht. AI is sterk in het lezen van een aanvraag en het schrijven van een begeleidende tekst. Prijzen en berekeningen laat je beter uit je eigen systeem en vaste regels komen, zodat ze altijd kloppen. Een medewerker controleert het concept en verstuurt het. Zo win je tijd zonder dat er verkeerde prijzen naar klanten gaan.
Dat hangt af van het aantal bronnen, je prijsregels en het systeem waar de offerte in komt. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast betaal je lopende kosten voor het AI-model, vaak enkele centen per offerte, en voor hosting. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting voor jouw situatie.
Een eerste versie die aanvragen leest en een concept klaarzet, staat meestal binnen enkele weken. De meeste tijd gaat zitten in het vastleggen van je prijsregels en uitzonderingen en in het testen op oude aanvragen. Daarna draaien we een periode mee met je team en passen we aan waar de tool nog twijfelt. gebruikelijke doorlooptijd offertetool
Meestal wel. We koppelen met systemen die een API hebben, zoals Exact Online, AFAS, HubSpot, Salesforce, Odoo of een eigen database. Heeft je systeem geen API, dan werken we met exports of een tussenlaag. Het concept kan in je bestaande offertemodule terechtkomen, zodat je team in zijn vertrouwde omgeving blijft werken.
Plan een kort gesprek. We kijken naar een paar van je recente aanvragen en vertellen wat een AI offerte tool bij jou kan doen.
