AI bij verzuim: eerder signaleren, beter begeleiden

Bij langdurig verzuim schrijft de Wet verbetering poortwachter een reeks stappen voor: een probleemanalyse, een plan van aanpak, periodieke evaluaties, een eerstejaarsevaluatie en uiteindelijk het re-integratieverslag. Elke stap heeft een termijn. De eerste: je meldt een zieke werknemer uiterlijk binnen een week bij de arbodienst of bedrijfsarts. Welke stappen daarna komen en wanneer, zie je in het stappenplan van het UWV. Vindt het UWV dat je te weinig aan re-integratie hebt gedaan, dan volgt een loonsanctie. Je betaalt dan tot 52 weken langer loon door.

In de praktijk houdt een HR-medewerker of casemanager dat bij in een verzuimsysteem, een spreadsheet of de agenda. Leidinggevenden weten vaak niet wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Na elk gesprek moet een verslag worden geschreven, zonder medische details. Bij een groter bedrijf lopen tientallen dossiers tegelijk.

Dat werk is voor een groot deel administratie. Daar kan AI helpen. Voor het bredere vak lees je meer bij HR en recruitment.

Bij verzuim gelden strenge privacyregels. Als werkgever mag je geen diagnose, klachten of andere medische gegevens van een zieke medewerker vastleggen. Ook niet als de medewerker het zelf vertelt of toestemming geeft. Dat is aan de bedrijfsarts of arbodienst. Wel mag je bijvoorbeeld de verwachte duur, de lopende werkzaamheden en afspraken, en een eventueel bedrijfsongeval vastleggen. De bedrijfsarts mag je vertellen wat de medewerker nog kan.

Daarom richten we AI zo in:

• Geen medische gegevens. Het systeem slaat geen diagnoses op en filtert medische termen uit verslagen.
• Geen voorspellingen over personen. We bouwen geen modellen die per medewerker inschatten wie ziek gaat worden of wie lang gaat verzuimen. Dat is privacygevoelig en kan leiden tot oneerlijke behandeling.
• Beperkte toegang. Alleen wie het dossier nodig heeft, kan het zien.
• Data binnen Europa. Gegevens blijven binnen Europa en worden niet gebruikt om modellen te trainen. Zie private AI.

Meer bij AI-beleid en veiligheid en governance.

Een werkgever of arbodienst die we als klant mogen noemen voor verzuim, hebben we nog niet. Wat we wel vaak bouwen, is het vastleggen en bewaken van werk dat nu in hoofden en agenda's zit. Bij onze klanten gaat het dan om orders, voorraad en planning, zie de casestudies.

Voor verzuim beginnen we altijd met de afspraken over privacy, voordat er iets wordt gebouwd. Daarna kiezen we het kleinste onderdeel dat de meeste tijd scheelt. Vaak is dat de termijnbewaking, omdat een gemiste stap direct geld kost.

richten we ons met deze pagina op werkgevers zelf, of ook op arbodiensten en casemanagers die voor meerdere werkgevers werken?