Rapportage met AI
Met AI rapportage maak je de maandrapportage niet meer met de hand. De cijfers komen automatisch uit je webshop, boekhouding en ERP, het rapport vult zich en AI schrijft erbij wat er is veranderd en waarom. Jij leest, controleert en beslist. Voor bedrijven waar iemand nu elke week of maand een dag bezig is met exports, Excel en PowerPoint.
In het kort
Hoe het nu gaat
Aan het begin van de maand draait iemand exports uit de boekhouding, de webshop en het voorraadsysteem. Die gaan in een Excel-bestand met tabbladen die in de loop der jaren zijn gegroeid. Formules worden doorgetrokken, een draaitabel ververst, en de uitkomst gaat in een PowerPoint of mail naar de directie. Er gaat een dag in zitten, soms meer.
Dan begint het vragen. Waarom is de marge lager dan vorige maand? Welke klant bestelt minder? Voor elk antwoord moet er weer een export en een nieuw tabblad bij. Ondertussen zijn de cijfers al een paar weken oud. En als de persoon die het bestand kent op vakantie is, komt er geen rapport.
De risico's zijn bekend: een verkeerde export, een formule die een rij mist, twee versies van hetzelfde bestand. Niemand weet precies welk cijfer het goede is.
Wat AI overneemt
Bij AI rapportage doet automatisering het zware werk en voegt AI uitleg toe:
| Stap | Nu | Na automatisering |
|---|---|---|
| Cijfers verzamelen | Exports uit drie of vier systemen | Koppelingen halen de cijfers automatisch op |
| Samenvoegen | Kopiëren en plakken in Excel | Eén bron waar alles samenkomt, met vaste definities |
| Rapport maken | Draaitabellen en PowerPoint | Een dashboard of rapport dat zichzelf ververst |
| Toelichting | Iemand schrijft wat opvalt | AI schrijft een eerste toelichting: wat veranderde en waar dat door komt |
| Vragen | Nieuwe export, nieuw tabblad | Een vraag in gewone taal, met het antwoord uit dezelfde cijfers |
| Controle | Hopen dat de formules kloppen | Een mens controleert de toelichting, en controles melden afwijkingen in de gegevens |
De cijfers zelf rekent de software uit, zonder taalmodel. AI is sterk in uitleggen en samenvatten, maar rekenen laat je beter aan een database over. Zo blijven de cijfers betrouwbaar en is de toelichting een hulp bij het lezen.
Systemen
We halen de cijfers op waar ze ontstaan:
De koppelingen bouwen we met API koppelingen. Het rapport maken we in Power BI, Looker Studio of een eigen dashboard, afhankelijk van wat je al gebruikt. Moeten er ook acties uit volgen, zoals een melding als de marge op een productgroep zakt, dan kan een AI agent dat oppakken. Meer over de hele aanpak staat bij rapportages.
Voorbeeld
Een fictief voorbeeld. Een webshop met een paar duizend producten maakt elke maand een rapport voor de directie: omzet, marge per productgroep, voorraadwaarde en de best en slechtst lopende artikelen. De controller is er anderhalve dag mee bezig.
Na de automatisering haalt het systeem elke nacht de orders uit de webshop, de inkoopprijzen uit het ERP en de kosten uit de boekhouding. Het dashboard laat de marge per productgroep zien, elke dag actueel. Op de eerste van de maand staat er een rapport klaar met een toelichting: de marge op productgroep X daalde, omdat de inkoopprijs van drie artikelen steeg en de verkoopprijs gelijk bleef. De controller leest het na, vult aan waar nodig en stuurt het door.
In ons eigen werk zie je dit terug bij Candy Online, waar marge en voorraadwaarde realtime zichtbaar zijn, en bij Rutten Elektroshop, met realtime voorraadwaarde en kostprijzen die automatisch gekoppeld worden. hoeveel tijd kostte de rapportage bij Candy Online of Rutten vooraf en achteraf, en mogen we dat noemen?
Opbrengst
De opbrengst zit in tijd en in betere beslissingen:
Voordat we bouwen, rekenen we met je eigen uren uit wat het scheelt. Zo weet je vooraf of het de moeite waard is.
Kosten
De kosten hangen af van het aantal systemen, de kwaliteit van de gegevens, het aantal rapporten en de tool waarin het rapport komt. Er zijn eenmalige kosten voor de koppelingen en het rapport, en doorlopende kosten voor beheer en eventuele licenties, zoals Power BI.
We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met functionaliteiten en acceptatiecriteria vooraf. Kost het ons meer tijd dan ingeschat, dan dragen wij dat binnen de scope. Lost de opgeleverde kernfunctionaliteit het vooraf omschreven probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. prijsindicatie AI rapportage, inrichting en beheer per maand
Zijn je gegevens nog niet op orde, dan begint het bij data engineering. Andere taken die je kunt automatiseren, zie je bij automatisering.
Klantverhaal
E-commerce
De oudste snoepwebshop van Nederland. Voorraad, backorders, klantenservice en boekhouding geautomatiseerd.
75% minder personeel
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen liveVeelgestelde vragen
Als de koppelingen staan, ververst het rapport zich vanzelf, bijvoorbeeld elk uur of elke nacht. Een vraag in gewone taal is binnen enkele seconden beantwoord. Hoe lang het inrichten duurt, hangt af van het aantal systemen. gebruikelijke doorlooptijd eerste geautomatiseerde rapportage
Ja. De cijfers komen rechtstreeks uit je systemen en worden door software berekend. De toelichting die AI schrijft, is een concept dat een controller of manager naleest voordat het rapport rondgaat. Controles in de koppelingen melden als er gegevens ontbreken of vreemd afwijken.
Dat hangt af van het aantal systemen, de rapporten en de tool. Er zijn eenmalige kosten voor koppelingen en rapport, en doorlopende kosten voor beheer en licenties. We spreken een vaste prijs per stap af. prijsindicatie AI rapportage
Dat kan, maar we raden het af. Taalmodellen kunnen zich verrekenen. We laten de cijfers berekenen door een database of rapportagetool, en gebruiken AI voor de toelichting en om vragen te vertalen naar de juiste berekening. Zo blijven de cijfers betrouwbaar.
Verder lezen
Plan een strategiegesprek, dan kijken we welke rapportages bij jullie het meeste tijd kosten en welke systemen we daarvoor koppelen.
