Procesautomatisering
Procesautomatisering betekent dat terugkerend werk vanzelf gebeurt: een order komt binnen en staat zonder overtypen in het ERP, een factuur wordt gelezen en geboekt, een klant krijgt automatisch bericht. We automatiseren processen van begin tot eind, met de uitzonderingen erbij, zodat je team zich bezighoudt met het werk dat aandacht vraagt.
In het kort
Begrip
Een proces is een reeks stappen die steeds terugkomt. Een bestelling verwerken, een factuur boeken, een nieuwe medewerker aanmelden, een klacht afhandelen. Bij procesautomatisering neemt software die stappen over. Het gaat om de hele keten: gegevens ophalen, controleren, doorzetten naar het volgende systeem en de juiste mensen informeren.
Workflow automatisering is bijna hetzelfde. Een workflow is de technische vorm van een proces: als dit gebeurt, doe dan dat, en daarna dat. Workflows automatiseren is dus de manier waarop je procesautomatisering bouwt.
AI voegt daar iets aan toe. Klassieke automatisering werkt met vaste regels en vaste velden. AI kan ook ongestructureerde invoer verwerken: een mail in gewone taal, een pdf-factuur in een onbekend formaat, een foto van een pakbon. Daardoor kunnen processen geautomatiseerd worden die vroeger altijd handwerk bleven.
Geschikt
Een proces is geschikt als het vaak voorkomt, grotendeels dezelfde stappen volgt en nu tijd kost aan overtypen, kopiëren of opzoeken. Voorbeelden die we vaak tegenkomen:
Minder geschikt zijn processen die zelden voorkomen, steeds anders verlopen of waar de beslissing vooral op gevoel of relatie berust. Dan kost bouwen meer dan het oplevert.
Techniek
Er zijn drie manieren om systemen iets te laten doen:
| Techniek | Hoe het werkt | Wanneer |
|---|---|---|
| API-koppeling | Systemen praten direct met elkaar via een officiële ingang | Eerste keus, als het systeem een API heeft |
| Workflowtool | Een tool als n8n of Make verbindt systemen en voert stappen uit | Voor processen met meerdere systemen en regels |
| RPA | Een softwarerobot klikt door het scherm zoals een mens | Als er geen API is, bijvoorbeeld bij oude software |
RPA is snel gebouwd, maar breekt als het scherm verandert. Daarom gebruiken we het alleen als er geen andere ingang is. Meestal bouwen we met API-koppelingen en een workflowtool als n8n, en voor complexe logica met eigen code. Hoe RPA en AI samengaan, lees je in RPA en AI. Werk je al met UiPath, kijk dan bij UiPath.
Ontwerp
Een slecht proces automatiseren geeft een snel slecht proces. Daarom tekenen we eerst uit hoe het nu gaat, samen met de mensen die het werk doen. Vaak zitten er stappen in die niemand meer nodig heeft, of controles die dubbel gebeuren.
Daarna ontwerpen we de nieuwe route. Per stap bepalen we: doet software het, doet AI het, of beslist een mens? Waar komen de gegevens vandaan en waar gaan ze heen? Wat is de bron van waarheid als twee systemen iets anders zeggen? Dat ontwerp leggen we vast in een procesplaat voor en na, zodat iedereen ziet wat er verandert.
Uitzonderingen
De standaardroute automatiseren is meestal het makkelijke deel. De tijd zit in de uitzonderingen: een order met een onbekend artikelnummer, een factuur waarvan het bedrag niet klopt met de order, een klant die in twee systemen anders heet.
We maken voor elke uitzondering een regel. Sommige lost de software zelf op, bijvoorbeeld door een artikel op omschrijving te zoeken. Andere komen in een wachtrij bij een medewerker, met alle informatie erbij en een knop om het af te handelen. Zo blijft er niets liggen zonder dat iemand het ziet, en weet je team precies waar het aandacht nodig heeft.
Monitoring
Een geautomatiseerd proces moet je in de gaten houden. Systemen krijgen updates, een leverancier verandert een formaat, een API-sleutel verloopt. We richten daarom monitoring in: als een stap mislukt, krijgt de juiste persoon direct een melding met wat er fout ging. Een dagelijks of wekelijks overzicht laat zien hoeveel gevallen automatisch zijn afgehandeld en hoeveel met de hand.
Na de oplevering houden we het werkend. Daarnaast leren we een beheerder bij jou de eenvoudige aanpassingen zelf te doen, zoals een regel wijzigen of een nieuw artikel toevoegen.
Resultaat
Het directe resultaat is tijd. Bij Sucre & Co scheelt automatisering ongeveer 80 uur per week. Bij Candy Online is dat ongeveer 120 uur per week, en ging het team bij de doorstart van 12 naar 3 mensen. Bij Rutten Elektroshop staan de voorraadwaarde en inkoopadviezen realtime klaar.
Waarom gaat het ook sneller? Bij handwerk wacht een document op iemand die tijd heeft. Een geautomatiseerd proces verwerkt het binnen minuten, ook 's avonds en in het weekend. AI helpt daarbij, omdat het invoer kan lezen die geen vast formaat heeft. Zo kan de doorlooptijd van administratieve processen krimpen van dagen naar minuten, en zit de menselijke tijd alleen nog in de uitzonderingen. Minder overtypen betekent ook minder fouten.
Klantverhaal
E-commerce
De oudste snoepwebshop van Nederland. Voorraad, backorders, klantenservice en boekhouding geautomatiseerd.
75% minder personeel
Groothandel
Van handmatig orders overtikken naar orderintake, facturatie en koelvervoer in één flow.
40% snellere maandgroei
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen liveVoor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Procesautomatisering is het laten uitvoeren van de stappen van een terugkerend proces door software. Denk aan een order die zonder overtypen in het ERP komt, of een factuur die automatisch gelezen en geboekt wordt. Het gaat om de hele keten: gegevens ophalen, controleren, doorzetten en de juiste mensen informeren. AI maakt het mogelijk om ook ongestructureerde invoer te verwerken.
RPA is één techniek binnen procesautomatisering. Een RPA-robot klikt door het scherm van een programma zoals een mens dat doet. Dat werkt ook bij oude software zonder API, maar breekt als het scherm verandert. Procesautomatisering gebruikt bij voorkeur API-koppelingen en workflowtools, die stabieler zijn. RPA zetten we alleen in als er geen andere ingang is.
Processen die vaak voorkomen, grotendeels vaste stappen volgen en nu tijd kosten aan overtypen of opzoeken. Denk aan orders, inkoopfacturen, klantvragen, voorraadsignalen, rapportages en het aanmelden van personeel. Processen die zelden voorkomen of steeds anders verlopen, blijven meestal handwerk. Dan kost het bouwen meer dan het oplevert.
Vooral tijd en snelheid. Bij Candy Online scheelt het ongeveer 120 uur per week, bij Sucre & Co ongeveer 80 uur. Daarnaast worden processen sneller, omdat niets meer wacht op iemand die tijd heeft, en maak je minder fouten doordat er niet meer wordt overgetypt. Je team houdt tijd over voor klanten en uitzonderingen.
Omdat AI invoer kan lezen die geen vast formaat heeft, zoals mails, pdf's en foto's van documenten. Vroeger moest een mens die eerst overtypen voordat de rest automatisch kon. Nu leest AI de gegevens eruit en zet de software ze door. Een mens controleert alleen nog de gevallen waarin AI twijfelt.
Verder lezen
Plan een gesprek, dan kijken we samen welk proces zich het snelst terugverdient.
