RPA en AI: het verschil en wanneer je wat kiest

Wat betekent RPA?

RPA staat voor robotic process automation. De robot is geen machine, het is software. Die software doet na wat een medewerker op zijn scherm doet: inloggen in een systeem, een klantnummer opzoeken, een bedrag overnemen naar een ander programma, op opslaan klikken.

Je legt de stappen één keer vast, en daarna voert de robot ze uit, zo vaak als nodig. Soms naast de medewerker, op zijn eigen computer. Soms zelfstandig op een server, dag en nacht.

Bekende RPA software is UiPath, Microsoft Power Automate (met Power Automate Desktop, dat in Windows zit) en Automation Anywhere. Welke de beste RPA software is, hangt af van je systemen: wie al in Microsoft 365 werkt, begint vaak met Power Automate.

RPA is sterk als:

• de stappen elke keer hetzelfde zijn;
• de gegevens gestructureerd zijn, zoals velden in een formulier;
• het systeem geen API heeft, zoals een oud pakket of een webportaal van een leverancier.

Het verschil tussen RPA en AI

Het verschil tussen RPA en AI zit in hoe ze met variatie omgaan.

RPA is een uitvoerder zonder oordeel. AI is een lezer met oordeel, maar zonder handen. Daarom werken ze samen: AI leest en beslist, RPA of een koppeling voert uit. Die combinatie heet ook wel AI procesautomatisering of intelligente automatisering.

Wanneer kies je wat?

Een eenvoudige volgorde die we zelf aanhouden:

1. Heeft het systeem een API? Dan koppelen we direct. Een API-koppeling praat met het systeem zelf en niet met het scherm. Die breekt niet als een knop verschuift en is sneller.
2. Geen API, wel vaste stappen? Dan is RPA een goede oplossing. Bijvoorbeeld voor een portaal van een leverancier waar je elke dag orderbevestigingen moet ophalen.
3. Zit er tekst, een document of een keuze in? Dan komt er AI bij. AI leest de inkomende factuur, haalt de gegevens eruit en zet ze klaar. Een koppeling of robot boekt ze in.
4. Is de uitkomst belangrijk of onzeker? Dan kijkt een medewerker mee voordat er iets definitief gebeurt.

Zo gebruik je elke techniek waar hij sterk in is. Wie alles met RPA doet, krijgt een kwetsbaar systeem. Wie alles met AI doet, krijgt onvoorspelbare uitkomsten op plekken waar een simpele regel volstaat.

Een fictief voorbeeld. Een groothandel krijgt inkooporders per mail, als pdf, van tientallen klanten met elk een eigen opmaak. AI leest de pdf en haalt klant, artikelen en aantallen eruit. Een koppeling zet de order in het ordersysteem. Twijfelt de AI over een artikelnummer, dan komt de order bij een medewerker terecht. Alleen het oude portaal van één vervoerder heeft geen API. Daar haalt een robot elke ochtend de track-and-trace-codes op.

Wat kost RPA?

De kosten van RPA bestaan uit drie delen:

• Licenties. Power Automate Desktop is gratis voor wie een robot op zijn eigen Windows-computer laat meekijken. Voor robots die zelfstandig op een server draaien, betaal je per robot per maand. UiPath en Automation Anywhere werken ook met licenties per robot of per gebruiker. Prijspeil september 2026, bij jaarbetaling en exclusief btw: Power Automate Premium kost € 13 per gebruiker per maand, Power Automate Process € 130 per robot per maand en Hosted Process € 186,30 per robot per maand. UiPath Basic begint bij $ 25 per maand. Voor de grotere pakketten van UiPath vraag je een offerte aan.
• Bouwen. Iemand moet de stappen vastleggen, testen en uitzonderingen afvangen. Dat is vaak het grootste deel van de rekening.
• Onderhoud. Verandert een scherm na een update, dan moet de robot worden aangepast. Reken daar vanaf het begin op.

Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Een RPA-robot op een webportaal dat elk kwartaal verandert, kost meer onderhoud dan hij bespaart. Een API-koppeling is dan de betere investering, als die mogelijk is.

Een voorbeeld uit onze praktijk

Bij Rutten Elektroshop moesten kostprijzen van leveranciers automatisch gekoppeld worden aan meer dan 9.750 artikelen. Waar een systeem een koppeling aanbood, gebruikten we die. Het resultaat: realtime voorraadwaarde, een voorspelling wanneer een artikel op is en inkoopadvies.

Dat is het patroon dat we vaak zien. Het meeste werk gaat via directe koppelingen, omdat die stabiel zijn. AI komt erbij waar iets gelezen of beoordeeld moet worden, zoals klantcontact uit WhatsApp en mail. RPA houden we voor de systemen die geen andere ingang hebben. Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen?

Daarnaast letten we op de mensen die ermee werken. Een robot die taken overneemt, verandert het werk van een medewerker. Leg uit wat de robot doet, wie hem controleert en wat er gebeurt als hij vastloopt. Anders gaat iemand het werk voor de zekerheid toch nog met de hand doen.

Veelgemaakte fouten

• RPA gebruiken waar een API bestaat. Het werkt, maar breekt bij elke schermwijziging.
• Een rommelig proces automatiseren. Een robot die een slecht proces nadoet, maakt dezelfde fouten sneller. Ruim eerst op.
• Geen eigenaar. Een robot zonder iemand die hem bewaakt, faalt stil. Zorg voor meldingen als iets misgaat.
• AI laten beslissen zonder controle. Bij bedragen, klantgegevens en afwijzingen kijkt een mens mee.
• Onderhoud niet begroten. Updates van systemen raken de robot. Dat hoort in je begroting.
• Medewerkers niet meenemen. Wie niet weet wat de robot doet, vertrouwt hem niet.

Aan de slag met RPA en AI

Begin met één proces dat veel tijd kost, veel herhaling heeft en duidelijk meetbaar is. Kijk welke systemen erin zitten en of die een API hebben. Dan weet je snel of je koppelt, een robot inzet of AI toevoegt.

Meer over hoe we dat aanpakken lees je bij procesautomatisering en automatisering. Andere artikelen over tools en techniek vind je in het nieuwsoverzicht.

Uit de praktijk

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Meer uit de kennisbank

Terug naar de kennisbank