In het kort
- BI betekent business intelligence: van losse gegevens naar inzicht waar je op kunt sturen.
- Een BI-oplossing heeft drie lagen: gegevens ophalen, gegevens samenvoegen en opschonen, en tonen in dashboards.
- De licentie is meestal het kleinste deel van de kosten. Koppelen en opschonen kost de meeste tijd.
- Begin met de vijf vragen die je elke week wilt beantwoorden, niet met de grafieken.
Wat is business intelligence?
Elk bedrijf heeft gegevens: orders, facturen, klanten, voorraad, uren. Die staan meestal verspreid over verschillende systemen. Wie wil weten welke klanten het meest opleveren, moet gegevens uit de boekhouding, het CRM en de webshop naast elkaar leggen. Vaak gebeurt dat met de hand, in Excel, eens per maand.
Business intelligence doet dat automatisch. Een BI-oplossing haalt de gegevens op, voegt ze samen en laat ze zien in dashboards die zichzelf bijwerken. Je ziet dan elke ochtend dezelfde cijfers als je collega's, zonder dat iemand ze bij elkaar hoeft te zoeken.
BI kijkt vooral naar wat er is gebeurd en wat er nu gebeurt: omzet, marge, voorraad, openstaande facturen. Met voorspellende analyses en AI komt daar steeds vaker bij wat er gaat gebeuren, zoals wanneer een artikel op is of welke klant minder gaat bestellen.
Hoe werkt business intelligence?
Een BI-oplossing bestaat uit drie lagen.
- Gegevens ophalen. Koppelingen halen automatisch gegevens uit je systemen, zoals je boekhouding, ERP, webshop, CRM en Excel-bestanden. Dit heet ook wel ETL: extract, transform, load.
- Samenvoegen en opschonen. De gegevens komen samen in een database of datawarehouse. Hier worden ze gelijkgetrokken: dezelfde klant onder één naam, omzet overal exclusief btw, producten met een kostprijs.
- Tonen. Een BI-tool zoals Power BI maakt er dashboards en rapporten van. Iedere gebruiker ziet wat voor hem relevant is.
De eerste twee lagen zie je niet. Toch bepalen juist die of de cijfers kloppen. Een mooi dashboard op rommelige gegevens geeft verkeerde antwoorden. Daarom zit het meeste werk van een BI-project in die lagen, niet in de grafieken.
Voorbeelden van business intelligence in het mkb
| Afdeling | Vraag | Wat het dashboard laat zien |
|---|---|---|
| Directie | Hoe gaat het deze maand? | Omzet, brutomarge en verschil met budget en vorig jaar |
| Verkoop | Welke klanten groeien of krimpen? | Omzet per klant en productgroep, klanten die minder bestellen |
| Inkoop | Wat moeten we bestellen? | Voorraad, verwachte verkoop en artikelen die bijna op zijn |
| Financiën | Hebben we genoeg geld? | Cashflow voor de komende weken, debiteuren die laat betalen |
| Operatie | Waar loopt het vast? | Doorlooptijd van orders, fouten, retouren |
Het gaat steeds om vragen die elke week terugkomen. Een dashboard dat één keer per jaar wordt bekeken, is zijn bouwkosten niet waard.
Business intelligence tools
Er zijn veel BI-tools. Voor het mkb zijn drie het bekendst:
- Power BI van Microsoft. De meest gebruikte tool, logisch als je al in Microsoft 365 werkt. Desktop is gratis, delen kost €12,10 per gebruiker per maand met Pro. Zie Power BI kosten.
- Looker Studio van Google. Gratis en eenvoudig, sterk met Google-bronnen zoals Analytics en Sheets. Minder geschikt voor grote hoeveelheden gegevens en ingewikkelde berekeningen. Lees Power BI of Looker Studio.
- Tableau van Salesforce. Sterk in visualisatie, duurder en meer gericht op grotere organisaties. Lees Power BI of Tableau.
Daarnaast hebben veel pakketten eigen rapportages, zoals je boekhoudsoftware of webshop. Die zijn prima voor één systeem. BI wordt interessant zodra je gegevens uit meerdere systemen wilt combineren.
En Excel? Voor een berekening of een lijst is Excel prima. Zodra meerdere mensen dezelfde cijfers nodig hebben, uit meerdere systemen, elke dag opnieuw, loop je tegen grenzen aan. Lees daarover Power BI of Excel.
BI en AI
AI verandert business intelligence op drie manieren.
- Vragen stellen in gewone taal. In Power BI en andere tools kun je een vraag typen, zoals "welke klanten bestelden dit kwartaal minder dan vorig jaar?", en krijg je een grafiek of antwoord terug.
- Voorspellen. Modellen voorspellen verkoop, voorraad of cashflow op basis van het verleden. Dan zie je naast wat er gebeurd is ook wat er waarschijnlijk komt.
- Signaleren. AI kan afwijkingen opmerken, zoals een klant die ineens minder bestelt of een kostenpost die hard stijgt, en daar een melding van maken.
De basis blijft hetzelfde. AI op rommelige gegevens geeft net zo goed verkeerde antwoorden, alleen overtuigender.
Uit onze praktijk
Bij Rutten Elektroshop zien ze realtime de voorraadwaarde van meer dan 9.750 artikelen, met een voorspelling wanneer een artikel op is en inkoopadvies. Kostprijzen van leveranciers zijn automatisch gekoppeld. Bij Candy Online zijn marge en voorraadwaarde realtime zichtbaar. Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen?
In beide gevallen was de grafiek het makkelijkste deel. Het werk zat in de koppelingen en in het gelijktrekken van de gegevens: kostprijzen die ontbraken, artikelen die dubbel voorkwamen, systemen die elk een eigen manier van tellen hadden. Pas toen dat klopte, gingen mensen de cijfers vertrouwen en gebruiken.
Hoe we dat aanpakken, lees je bij rapportages en dashboards.
Zo begin je met business intelligence
- Schrijf je vragen op. Welke vijf vragen wil je elke week beantwoord zien? Begin daar.
- Zoek de bronnen. In welke systemen staan de gegevens die je nodig hebt? Hebben die systemen een API of export?
- Begin klein. Eén dashboard voor één afdeling, met gegevens die je vertrouwt.
- Controleer de cijfers. Leg de uitkomst naast wat je al weet uit de boekhouding. Klopt het niet, zoek dan uit waarom.
- Breid uit. Werkt het en wordt het gebruikt, voeg dan de volgende vraag of afdeling toe.
Hoe groot een eerste project is, hangt af van het aantal systemen en de staat van je gegevens. Met twee systemen met een API en redelijk schone gegevens heb je binnen een paar weken een eerste dashboard.
Veelgemaakte fouten
- Beginnen met de tool. Eerst de vragen, dan de gegevens, dan de tool.
- Te veel in één keer. Een dashboard met vijftig grafieken wordt niet gelezen.
- Niet opschonen. Foute cijfers kosten in een week het vertrouwen van het team.
- Geen eigenaar. Iemand moet weten hoe de cijfers tot stand komen en wat er gebeurt als een koppeling stopt.
- Excel blijven exporteren. Als iedereen het dashboard toch weer naar Excel haalt, is het doel gemist.
Meer artikelen over rapportages en data vind je in het nieuwsoverzicht.
Uit de praktijk
Retail
Rutten Elektroshop: realtime grip op de voorraad
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen live
E-commerce
Candy Online: weer winstgevend met 75% minder personeel
De oudste snoepwebshop van Nederland. Voorraad, backorders, klantenservice en boekhouding geautomatiseerd.
75% minder personeelVeelgestelde vragen
Wat is business intelligence?
Het verzamelen, samenvoegen en zichtbaar maken van bedrijfsgegevens in dashboards en rapporten, zodat je op basis van actuele cijfers beslist.
Wat is de betekenis van BI?
BI staat voor business intelligence. Het gaat om de systemen en werkwijze die van losse gegevens bruikbaar inzicht maken.
Wat zijn bekende business intelligence tools?
Power BI van Microsoft, Looker Studio van Google en Tableau van Salesforce. Voor het mkb is Power BI het meest gebruikt.
Wat kost business intelligence?
De licenties zijn meestal beperkt, zoals €12,10 per gebruiker per maand voor Power BI Pro. Het koppelen en opschonen van de gegevens is het grootste deel van de kosten.