Power BI kosten en licenties uitgelegd

Wat is Power BI?

Power BI is de software van Microsoft voor rapportages en dashboards. Je haalt gegevens op uit je boekhouding, webshop, CRM of Excel, legt verbanden en maakt grafieken en tabellen die zichzelf bijwerken. Dat soort software valt onder business intelligence.

Power BI bestaat uit drie delen:

• Power BI Desktop. Een gratis programma voor Windows waarin je rapporten bouwt.
• De Power BI-service. De online omgeving waar je rapporten publiceert, deelt en automatisch laat verversen.
• De mobiele app. Om rapporten op je telefoon te bekijken.

De kosten zitten vooral in het delen. Zolang je alleen voor jezelf werkt, betaal je niets.

Een paar Power BI voorbeelden uit het mkb:

• Directie: omzet en brutomarge per maand, verschil met het budget en openstaande facturen.
• Verkoop: omzet per klant en productgroep, en klanten die minder bestellen dan normaal.
• Inkoop: voorraadwaarde, artikelen die bijna op zijn en levertijden per leverancier.
• Financiën: cashflow voor de komende weken en debiteuren die later betalen dan gewoonlijk.

Elk van die rapporten ververst zichzelf, zodat niemand op maandagochtend nog cijfers bij elkaar hoeft te zoeken.

Power BI licentie kosten op een rij

Prijzen volgens de Nederlandse site van Microsoft, per gebruiker per maand, bij jaarbetaling en exclusief btw. Prijspeil september 2026.

De bedragen in dollars komen van de Amerikaanse prijspagina van Microsoft en staan er ter vergelijking bij.

Twee dingen om te weten:

• Zowel maker als kijker. Wie een gedeeld rapport wil bekijken, heeft ook Pro nodig. Dat verrast veel bedrijven.
• Premium Per User werkt alleen met Premium Per User. Maak je een rapport in een PPU-omgeving, dan moeten de kijkers ook PPU hebben.

Fabric-capaciteit is voor grote organisaties. Een capaciteit waarmee iedereen zonder licentie rapporten kan bekijken, kost duizenden euro's per maand. Voor het mkb is Pro bijna altijd de logische keuze.

Kan je Power BI gratis gebruiken?

Ja, maar alleen voor jezelf. Met de gratis versie kun je:

• Power BI Desktop installeren en rapporten bouwen;
• gegevens ophalen uit Excel, databases en veel online diensten;
• je rapport bekijken en als bestand opslaan.

Wat niet kan:

• rapporten delen met collega's via de Power BI-service;
• samenwerken in gedeelde werkruimtes;
• rapporten automatisch laten verversen voor anderen.

Een .pbix-bestand mailen naar een collega kan technisch wel, maar dan werkt ieder met een eigen kopie en een eigen stand van de cijfers. Dat is precies het probleem dat je met Power BI wilde oplossen.

Werk je in een bedrijf met Microsoft 365 E5, dan zit Power BI Pro al in je licentie. Kijk dus eerst in je Microsoft-beheercentrum wat je al hebt.

Rekenvoorbeeld voor een mkb-bedrijf

Stel, als illustratie: een groothandel met een directeur, een financieel medewerker, twee inkopers en zes verkopers. De financieel medewerker bouwt de rapporten, de rest bekijkt ze.

Dat is ongeveer €1.450 per jaar, exclusief btw. De licentie is meestal het kleinste deel van de rekening. Het grootste werk zit in:

• Koppelen. De gegevens uit je boekhouding, webshop en voorraad moeten automatisch binnenkomen.
• Opschonen. Dezelfde klant onder twee namen, producten zonder kostprijs, omzet inclusief en exclusief btw door elkaar.
• Bijhouden. Een nieuw product, een nieuwe vestiging of een gewijzigd systeem vraagt aanpassing.

Meer over wat een dashboardproject in totaal kost, lees je bij rapportages en dashboards.

Waarom Power BI in plaats van Excel?

Excel is prima voor een berekening of een lijst. Het wordt lastig zodra meerdere mensen dezelfde cijfers nodig hebben, uit meerdere systemen, elke dag opnieuw.

• Eén bron. In Power BI kijkt iedereen naar dezelfde cijfers, niet naar zijn eigen kopie.
• Automatisch verversen. Het rapport haalt zelf nieuwe gegevens op, tot acht keer per dag met Pro.
• Grote hoeveelheden. Power BI rekent met miljoenen regels zonder vast te lopen.
• Rechten. Een verkoper ziet alleen zijn eigen klanten, de directeur alles.

Een uitgebreide vergelijking lees je in Power BI of Excel. Twijfel je tussen Power BI en een gratis alternatief van Google, lees dan Power BI of Looker Studio.

Uit onze praktijk

Bij Rutten Elektroshop zien ze realtime de voorraadwaarde van meer dan 9.750 artikelen, met een voorspelling wanneer een artikel op is en inkoopadvies. Bij Candy Online is de marge en voorraadwaarde realtime zichtbaar. In beide gevallen zat het meeste werk in het koppelen en controleren van de gegevens, niet in de grafieken. Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen?

We kiezen het pakket bij de vraag. Werkt een bedrijf al in Microsoft 365, dan ligt Power BI voor de hand. Is het team klein en werkt het in Google Workspace, dan kan een ander pakket goedkoper zijn.

Veelgemaakte fouten

• Vergeten dat kijkers ook betalen. Tel iedereen die een rapport moet zien, niet alleen de bouwer.
• Te snel naar Premium. De meeste mkb-rapporten passen ruim binnen Pro.
• Bestanden mailen. Dan heb je weer losse kopieën met verschillende cijfers.
• Beginnen met grafieken. Begin met de vragen die je elke week wilt beantwoorden.
• Niet opschonen. Een dashboard met foute cijfers verliest in een week het vertrouwen van het team.
• Licenties niet opruimen. Wie uit dienst gaat of nooit kijkt, kost wel elke maand geld. Meer artikelen vind je in het nieuwsoverzicht.

Uit de praktijk

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Meer uit de kennisbank

Terug naar de kennisbank