EDI koppeling
Een EDI koppeling zorgt dat orders van je afnemers direct in je eigen systeem staan en dat pakbonnen en facturen vanzelf teruggaan. Wij bouwen die koppeling voor groothandels, producenten en leveranciers die nu nog orders uit portalen, pdf's en mail overtikken.
In het kort
Zo klinkt het vaak als we binnenkomen: "Onze grootste klant wil dat we via EDI gaan werken, anders moeten we elke order in hun portaal ophalen en overtypen." Of: "Iedere ochtend zit iemand een uur orders uit mail en pdf's in ons systeem te zetten, en daarna de facturen er weer uit te halen."
Dat overtypen kost tijd en levert fouten op. Een verkeerd artikelnummer, een aantal met een nul te veel, een factuur met een oude prijs. De afnemer keurt de factuur af, de betaling schuift op en iemand moet het uitzoeken.
Een EDI koppeling haalt dat werk weg. De order van je afnemer komt als bericht binnen en staat direct als verkooporder in je systeem. Pakbon en factuur gaan automatisch terug, in het formaat dat de afnemer eist.
EDI staat voor Electronic Data Interchange: het elektronisch uitwisselen van handelsdocumenten in een vast formaat. Beide partijen spreken af hoe een order, een pakbon of een factuur eruitziet, tot op het veld nauwkeurig. Daardoor kan software het bericht lezen zonder dat een mens ertussen zit.
In de Nederlandse retail, food en doe-het-zelf gebruiken de meeste partijen de standaarden van GS1. Het berichtformaat heet EANCOM en is gebaseerd op de internationale EDIFACT-standaard. De berichten die je het vaakst tegenkomt:
| Bericht | Wat het is | Richting |
|---|---|---|
| ORDERS | Inkooporder van je afnemer | Afnemer naar jou |
| ORDRSP | Orderbevestiging | Jij naar afnemer |
| DESADV | Verzendbericht of digitale pakbon | Jij naar afnemer |
| RECADV | Ontvangstbevestiging van de goederen | Afnemer naar jou |
| INVOIC | Factuur | Jij naar afnemer |
Artikelen worden herkend aan hun GTIN (de barcode), locaties en bedrijven aan hun GLN. Wil je met EDI werken, dan heb je minimaal één GLN nodig, die je aanvraagt bij GS1 Nederland. Eén GLN kost daar € 28 per jaar exclusief btw (prijspeil september 2026). Zie de tarieven van GS1 Nederland.
01
Binnenkomende ORDERS-berichten worden verkooporders in je ERP, boekhouding of webshop. Onbekende artikelen of prijzen worden gemeld in plaats van geraden.
Lees meer02
Zodra een order is verzonden of gefactureerd, maakt de koppeling het DESADV- of INVOIC-bericht en stuurt het naar de juiste afnemer.
Lees meer03
We werken met pakketten als Exact Online en AFAS, of met je eigen ERP via de API.
Lees meer04
Je ziet per bericht of het verwerkt is. Mislukt er iets, dan krijgt je team een melding met de reden.
Lees meerEen veelgestelde vraag is hoe je facturen via EDI verstuurt. Er zijn twee routes, en welke je nodig hebt hangt af van je afnemer.
In Nederland komt die plicht ook. Het kabinet heeft op 11 september 2026 gekozen voor verplichte e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030, met digitale rapportage aan de Belastingdienst vanaf 1 juli 2031. Het wetsvoorstel moet nog volgen. Een pdf per mail is dan geen geldige factuur meer tussen bedrijven. Wie nu een EDI koppeling bouwt, kan die voorbereiding meteen meenemen.
Voor de bekende boekhoud- en ERP-pakketten bestaan kant-en-klare EDI-apps. Voor Exact Online staan er bijvoorbeeld EDI-koppelingen in de App Store van Exact. Die werken goed zolang je afnemers de GS1-standaard volgen en je proces standaard is.
Maatwerk komt in beeld als:
We kopen wat al goed bestaat. Past een standaard-app, dan adviseren we die en koppelen we de rest eromheen. Meer over de pakketten lees je bij koppelen met Exact Online en AFAS koppelen. Moet de order ook naar je magazijn, dan hoort daar een WMS koppeling bij.
Bij Sucre & Co, een groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade met geconditioneerd vervoer, werden orders met de hand overgetikt in het leverportaal van de vervoerder, en daarna gefactureerd. Die stappen draaien nu automatisch. Samen met de rest van de automatisering scheelt dat 80 uur handwerk per week.
Dat is geen EDI in de strikte zin, het is hetzelfde probleem: gegevens die al digitaal bestaan, worden door mensen van het ene systeem naar het andere gezet. Of de afnemer nu een EANCOM-bericht stuurt, een portaal heeft of een pdf mailt, het doel is gelijk. De order staat één keer goed in je systeem en alles daarna volgt vanzelf. Voor orders die als pdf of mail binnenkomen, gebruiken we OCR met AI.
De kosten bestaan uit drie delen:
We werken met een vaste prijs per afgesproken stap. Kost het ons meer tijd dan ingeschat, dan dragen wij dat binnen de afgesproken scope. Meer over de opbouw van kosten staat op wat kost AI.
Orders en facturen bevatten prijsafspraken en klantgegevens. Daar gaan we zorgvuldig mee om.
Meer over hoe we koppelingen beveiligen lees je bij veiligheid en governance.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Een EDI koppeling verbindt de elektronische berichten van je handelspartners met je eigen systemen. Orders van afnemers komen automatisch binnen als verkooporder, en pakbonnen en facturen gaan automatisch terug in het afgesproken formaat. In Nederland is dat meestal de GS1-standaard EANCOM, gebaseerd op EDIFACT.
Je boekhouding of ERP maakt de factuur, en de koppeling zet die om naar een INVOIC-bericht dat via het EDI-netwerk naar je afnemer gaat. Vaak loopt dat via een EDI-dienstverlener. Vraagt je klant een e-factuur via Peppol, dan maakt de koppeling een UBL-bestand volgens de Europese norm.
Je betaalt eenmalig voor de bouw en het testen, en daarna voor het EDI-netwerk en het beheer. De bouwprijs hangt af van het aantal berichtsoorten en afnemers: bandbreedte bouwprijs EDI koppeling. We spreken een vaste prijs per stap af, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Een koppeling voor orders en facturen met één systeem staat meestal binnen aantal weken voor een EDI koppeling tot livegang live. De testfase met je afnemer bepaalt vaak de planning, omdat die elk bericht in een testomgeving wil goedkeuren.
Meestal wel. We koppelen met Exact Online, AFAS, andere boekhoud- en ERP-pakketten, webshops en eigen software via de API. Heeft je systeem geen API, dan werken we met importbestanden of een koppeling op de database. Dat bekijken we in het eerste gesprek.
In een strategiegesprek kijken we welke berichten je nodig hebt, of een standaard-app volstaat en wat maatwerk kost.
