In het kort
- Excel is een rekenblad: vrij, flexibel en bij bijna iedereen bekend. Power BI is een rapportagetool: vaste dashboards die zichzelf bijwerken.
- Power BI Desktop is gratis, delen kost 14 dollar per gebruiker per maand met Power BI Pro. Excel heb je meestal al via Microsoft 365.
- Een Excel-werkblad stopt bij 1.048.576 rijen. Power BI werkt met gegevensmodellen die veel groter kunnen zijn.
- Het echte verschil: in Excel werk je cijfers bij, in Power BI worden ze bijgewerkt.
Het verschil tussen Power BI en Excel
Excel en Power BI komen allebei van Microsoft en delen zelfs een deel van de techniek. Power Query, waarmee je gegevens ophaalt en opschoont, zit in beide. Toch zijn ze voor ander werk gemaakt.
Excel is een leeg vel waarop je alles kunt. Een begroting, een planning, een prijsberekening, een lijst met klanten. Je typt, rekent, sleept en past aan. Die vrijheid is de kracht, en tegelijk het risico: iedereen kan een formule overschrijven, en na drie versies weet niemand meer welk bestand klopt.
Power BI is een rapportagetool. Je legt één keer vast waar de gegevens vandaan komen en hoe ze samenhangen. Daarna ververst het rapport automatisch en ziet iedereen dezelfde cijfers. Je kunt filteren en doorklikken, maar niet per ongeluk een getal veranderen.
| Excel | Power BI | |
|---|---|---|
| Prijs | Onderdeel van Microsoft 365 | Desktop gratis, Pro 14 dollar per gebruiker per maand |
| Privacy en delen | Bestanden, vaak gemaild of op een schijf | Centraal in de Microsoft-cloud, met rechten per rapport |
| Sterk in | Rekenen, plannen, scenario's, snelle analyses | Vaste rapportages, dashboards, veel gebruikers |
| Koppelingen | Power Query, handmatige exports | Veel connectoren, automatisch verversen |
| Hoeveelheid data | Maximaal 1.048.576 rijen per werkblad | Grote gegevensmodellen, afhankelijk van licentie |
| Eén versie van de waarheid | Lastig, bestanden lopen uiteen | Ja, iedereen kijkt naar hetzelfde rapport |
Zes signalen dat je Excel ontgroeid bent
Excel is prima zolang het werkt. Deze signalen laten zien dat het tijd wordt voor iets anders:
- Iemand is elke maandag een ochtend kwijt aan exports downloaden, plakken en formules doortrekken.
- Er gaan versies rond. Verkoop, financiën en de directie hebben elk hun eigen bestand, met net andere cijfers.
- Het bestand wordt traag of loopt vast bij het openen.
- Gegevens komen uit drie of meer systemen, zoals webshop, boekhouding en voorraad.
- Niemand durft de formules aan te raken omdat alleen de maker ze begrijpt, en die heeft het druk.
- Je wilt cijfers delen met mensen die niets mogen veranderen, zoals een filiaalmanager of een externe partij.
Herken je er twee of meer, dan levert een rapportagetool vaak snel tijd op.
Wat kost het (prijspeil september 2026)
Volgens de prijspagina van Microsoft, in dollars per gebruiker per maand bij jaarbetaling:
| Pakket | Prijs | Wat je krijgt |
|---|---|---|
| Excel | Onderdeel van Microsoft 365 | Rekenblad op desktop, web en mobiel |
| Power BI Desktop | gratis | Rapporten bouwen op een Windows-computer |
| Power BI Pro | 14 dollar | Rapporten publiceren, delen en bekijken |
| Power BI Premium Per User | 24 dollar | Grotere modellen, vaker verversen |
Zit je bedrijf op Microsoft 365 E5, dan heb je Power BI Pro al. Let op: wie een gedeeld rapport wil bekijken, heeft normaal ook zelf een Pro-licentie nodig.
De licentie is zelden de grootste kostenpost. Die zit in het inrichten: gegevens koppelen, opschonen en een model bouwen dat klopt. Daar staat tegenover dat je de uren van het handmatige Excel-werk terugwint, elke week opnieuw. Meer daarover in ons artikel over Power BI kosten.
Samen werken ze het best
Het is geen of-of. De meeste bedrijven die met Power BI werken, gebruiken Excel gewoon door, alleen voor ander werk.
- Power BI voor wat vastligt: omzet, marge, voorraad, openstaande facturen. Cijfers die elke week hetzelfde gemeten moeten worden.
- Excel voor wat je uitzoekt: een prijsverhoging doorrekenen, een begroting opstellen, een eenmalige analyse voor een gesprek met de bank.
De twee praten ook met elkaar. Je kunt een Power BI-model openen in Excel en daar met draaitabellen verder rekenen, terwijl de gegevens uit dezelfde bron blijven komen. Zo krijgt de controller de vrijheid van Excel, zonder dat er een eigen versie van de waarheid ontstaat.
Wil je eerst meer uit Excel halen? Ook daar helpt AI inmiddels bij formules, opschonen en analyses. Daarover gaat onze pagina Excel met AI.
Een voorbeeld: marge en voorraad in realtime
Candy Online is met 18 jaar de oudste snoepwebshop van Nederland, met 4.000+ artikelen. Bij zo'n assortiment is marge per product en voorraadwaarde geen sommetje dat je even in een spreadsheet maakt. Inkoopprijzen, verkoopprijzen, kortingen en voorraad veranderen elke dag.
Na de automatisering heeft Candy Online realtime zicht op marge en voorraadwaarde, en scheelt het circa 120 uur handwerk per week. Zulk zicht vraagt om gegevens uit verschillende systemen die automatisch bij elkaar komen, zodat het overzicht zichzelf bijwerkt. Een mooier Excel-bestand lost dat niet op.
Wij maken rapportages in Power BI, Looker Studio of een eigen dashboard, afhankelijk van wat al in huis is en wie ermee werkt. Hoe we dat aanpakken lees je op onze pagina over rapportages.
Van Excel naar Power BI in vijf stappen
- Kies één rapport dat nu het meeste handwerk kost, bijvoorbeeld het weekoverzicht van omzet en marge.
- Schrijf op welke vragen het beantwoordt en uit welke systemen de cijfers komen.
- Koppel de bronnen rechtstreeks, in plaats van via exports. Dan ververst het rapport vanzelf.
- Bouw het rapport na in Power BI en leg het een paar weken naast het oude Excel-bestand. Verschillen laten vaak fouten zien die er al jaren in zaten.
- Zet het Excel-bestand pas stop als iedereen de nieuwe cijfers vertrouwt.
Twijfel je nog tussen rapportagetools, lees dan ook Power BI vs Tableau of kijk in ons overzicht van AI tools voor bedrijven.
Uit de praktijk
Veelgestelde vragen
Is Power BI moeilijker dan Excel?
Voor wie Excel goed kent, is de start in Power BI goed te doen. Gegevens ophalen werkt met dezelfde Power Query, en eenvoudige grafieken maak je snel. Lastiger is de formuletaal DAX, die je nodig hebt voor berekeningen zoals marge per periode. Reken op een paar weken oefenen of een training.
Kan Excel hetzelfde als Power BI?
Voor een deel. Met Power Query, draaitabellen en grafieken kun je in Excel ook dashboards maken. Het verschil zit in automatisch verversen, delen met rechten per persoon en één centrale versie van de cijfers. Zodra meerdere mensen dezelfde rapportage gebruiken, doet Power BI dat beter en veiliger.
Heb ik Power BI Pro nodig om een rapport te bekijken?
Meestal wel. Wie een gedeeld rapport in de cloud wil bekijken, heeft normaal een Pro- of Premium Per User-licentie nodig. Alleen bij een grote capaciteit via Microsoft Fabric, vanaf F64, kunnen kijkers zonder eigen licentie mee. Voor een klein team is Pro voor iedereen meestal het goedkoopst.
Wat is het maximum aantal rijen in Excel?
Een Excel-werkblad heeft maximaal 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen. Met het gegevensmodel van Excel kun je grotere hoeveelheden verwerken, maar dat wordt snel zwaar voor je computer. Werk je regelmatig met honderdduizenden regels uit meerdere systemen, dan is Power BI geschikter.
Verder lezen
Meer vergelijkingen
Bronnen
Geraadpleegd in september 2026.
- Microsoft, Power BI pricing (Desktop, Pro, Premium Per User en licenties voor kijkers). microsoft.com
- Microsoft Support, Excel specifications and limits (maximaal aantal rijen en kolommen). support.microsoft.com