AI expeditie
Een expediteur leeft van snelheid. Wie een offerteaanvraag als eerste goed beantwoordt, krijgt vaak de lading. Toch gaat veel tijd op aan overtypen: aanvragen uit mail halen, tarieven opzoeken, zendingen in systemen van vervoerders zetten en documenten controleren. AI in expeditie neemt dat werk over. De expediteur houdt het contact met de klant en de vervoerder, en de beslissing over prijs en route.
In het kort
AI expeditie
Een gemiddelde dag op een expeditiekantoor begint met een volle mailbox. Klanten vragen prijzen voor een pallet naar Polen, een container uit China of een koelzending naar Spanje. Elke aanvraag is anders geformuleerd, vaak met een bijlage. Iemand moet de gegevens eruit halen, tarieven opzoeken, marges toepassen en een offerte schrijven.
Is de opdracht binnen, dan moet de zending worden geboekt, soms in meerdere systemen van vervoerders en rederijen. Documenten als CMR, pakbon, handelsfactuur en certificaten moeten kloppen. Klanten vragen waar hun zending is. En aan het eind van de maand komen de vrachtfacturen, die met de afspraken moeten worden vergeleken.
Veel van dat werk is overtypen en vergelijken. Daar is AI sterk in. Meer over de sector lees je bij transport en logistiek.
Kansen
Een AI-agent leest de aanvraag, ook als die in vrije tekst of een bijlage staat. Hij haalt herkomst, bestemming, gewicht, afmetingen, type lading en gewenste datum eruit en vraagt na wat ontbreekt. Daarna zet hij een offerte klaar op basis van je eigen tarieven en regels. De expediteur controleert en verstuurt. Zie offertes maken met AI.
Voorbeeld: een klant mailt "3 pallets, 1.200 kg, Venlo naar Lyon, volgende week dinsdag laden". Binnen een paar minuten staat een offerte klaar met je tarief voor die route.
Na akkoord zet de agent de zending in je eigen systeem en boekt hij bij de vervoerder via de beschikbare koppeling. Binnenkomende documenten worden gelezen en vergeleken met de order. Een verschil in gewicht of aantal collo valt direct op. Zie OCR met AI en AI bij douaneaangiftes.
Voorbeeld: op de pakbon staan 14 collo, op de order 12. Het systeem markeert het verschil voordat de zending vertrekt.
Vrachtfacturen worden regel voor regel vergeleken met de afgesproken tarieven en de werkelijke zendingen. Toeslagen die niet zijn afgesproken, vallen op. Statusvragen van klanten beantwoordt een assistent op basis van de track-and-trace van de vervoerder. Zie AI chatbot.
Wat we bouwen
01
Leest aanvragen in vrije tekst, vraagt ontbrekende gegevens na en zet een offerte klaar.
Lees meer02
Zendingen gaan automatisch naar vervoerders en rederijen, zonder overtypen.
Lees meer03
Leest CMR, pakbon en facturen en vergelijkt ze met de order.
Lees meer04
Beantwoordt vragen van klanten over hun zending, op basis van actuele gegevens.
Lees meerVeiligheid
Meer bij veiligheid en governance.
Voor en na
Praktijk
Sucre & Co is een groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade met 2 distributiepunten. Veel zendingen gaan gekoeld of bevroren. We bouwden een eigen koppeling met de vervoerder, zodat elke order automatisch wordt aangemeld zonder overtypen. De vervoerdersfactuur wordt regel voor regel gecontroleerd tegen wat er is verstuurd. WhatsApp en mail van klanten komen samen in één inbox.
Samen met de rest van de automatisering scheelt dat zo'n 80 uur handwerk per week. Sucre & Co is geen expediteur, maar het werk rond vervoerder en vrachtfactuur is hetzelfde. Lees de case van Sucre & Co. Meer verhalen staan bij de casestudies.
Investering
We beginnen met een AI Kansenonderzoek. Een compact onderzoek kost vanaf ongeveer € 5.000, een mkb-traject meestal € 8.500 tot € 15.000. Voor een expeditiekantoor meten we vooral hoeveel aanvragen, boekingen en documenten er per week zijn en hoeveel tijd elk kost.
Daarna bouwen we tegen een vaste prijs per stap. Lost de opgeleverde oplossing het afgesproken probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. Het resultaat meten we in reactietijd op aanvragen, het aandeel gewonnen offertes, uren per zending en teruggevorderde bedragen op vrachtfacturen. Zie wat kost AI, of plan een strategiegesprek.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Ja, op basis van je eigen tarieven en regels. De agent haalt de gegevens uit de aanvraag, vraagt na wat ontbreekt en zet een offerte klaar. De expediteur controleert en verstuurt, zeker bij nieuwe klanten of bijzondere zendingen.
Vaak wel. Veel transportsystemen hebben een API of een importmogelijkheid. Waar dat niet kan, zoeken we een andere weg. Dat bekijken we in het onderzoek. Zie API-koppelingen.
AI kan documenten lezen en de gegevens klaarzetten voor een aangifte. De aangifte zelf en de verantwoordelijkheid blijven bij de douanedeclarant. Meer daarover op AI bij douaneaangiftes.
Dat hangt af van hoe complex je aanvragen zijn. Bij standaardroutes staat een concept vaak binnen minuten klaar. Hoeveel het bij jou scheelt, meten we in het onderzoek aan de hand van je eigen aanvragen.
Ja. Elke regel wordt vergeleken met de afgesproken tarieven en de werkelijke zendingen. Toeslagen of bedragen die niet kloppen, worden gemarkeerd. Bij Sucre & Co doen we dat voor elke vervoerdersfactuur.
Verder lezen
In een strategiegesprek kijken we waar AI je expeditiekantoor het meeste tijd scheelt.
