Mail beantwoorden met AI
Mail beantwoorden met AI betekent niet dat een robot je klanten te woord staat. Het betekent dat elke mail al gelezen, gesorteerd en voorzien van een conceptantwoord klaarstaat als je medewerker hem opent, met de orderstatus, de factuur of de voorraad erbij. De medewerker leest, past aan waar nodig en verstuurt. Zo gaat een vraag van tien minuten zoeken naar een halve minuut controleren.
In het kort
Probleem
In de meeste bedrijven komt klantmail binnen in een gedeelde inbox, zoals info@ of service@. Een of twee medewerkers lopen die door, openen elke mail, zoeken de klant op, kijken in de webshop of het ERP waar de order is, openen de site van de vervoerder voor de track-and-trace en typen dan een antwoord. Bij een vraag over een factuur gaat het nog een stap verder, naar de boekhouding.
De meeste vragen zijn niet moeilijk. Waar is mijn pakket, kan ik mijn adres nog wijzigen, wanneer is dit weer op voorraad, kunt u de factuur nog eens sturen. Het werk zit in het zoeken en het typen.
Dat geeft bekende problemen:
Oplossing
Een goede inrichting neemt het lees-, zoek- en typewerk over, stap voor stap:
Wil je later dat eenvoudige vragen, zoals een track-and-trace, automatisch worden beantwoord, dan kan dat per soort vraag. We beginnen altijd met concepten.
Systemen
Een antwoord is maar zo goed als de gegevens erachter. Daarom koppelen we de mailbox aan de systemen waar de antwoorden staan:
Komt klantcontact ook via WhatsApp of een chat binnen, dan kan het op één plek samenkomen. Zo werkt het ook bij Rutten Elektroshop, waar WhatsApp en mail samen binnenkomen. Hoe koppelingen werken, lees je bij API koppelingen. Moet het systeem ook iets doen, zoals een adres wijzigen of een retourlabel maken, dan bouwen we een AI agent met duidelijke grenzen.
Voorbeeld
Candy Online is met 18 jaar de oudste snoepwebshop van Nederland, met meer dan 4.000 artikelen. Bij de doorstart moest het bedrijf verder met 3 mensen in plaats van 12. Dat kon alleen als het handwerk uit de dagelijkse processen verdween, ook bij de klantenservice.
De klantenservice krijgt nu bij elke mail een conceptantwoord met de orderstatus erbij. Een medewerker leest het, past het aan waar nodig en verstuurt. Zoeken in de webshop en bij de vervoerder hoeft niet meer. Samen met de automatisering van inkoop, voorraad en rapportage scheelt dat Candy Online circa 120 uur handwerk per week.
cijfers mail bij Candy Online, aantal mails per week en tijd per mail vooraf en achteraf Het hele verhaal lees je in de case van Candy Online. Meer echte projecten staan bij casestudies.
Opbrengst
De opbrengst zit op vier plekken:
We meten vooraf hoeveel mails er binnenkomen en hoeveel tijd ze kosten, en na livegang elke week opnieuw. Zo zie je precies wat het oplevert.
Kosten
De kosten hangen af van het aantal systemen dat we koppelen en het aantal soorten vragen. Een mailbox met concepten voor leveringsvragen uit één webshop is een kleine stap. Een klantenservice met meerdere mailboxen, talen, een ERP, een vervoerder en een kennisbank is groter. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. prijsindicatie mail beantwoorden met AI, inrichting en maandelijkse kosten
Ook de lopende kosten voor hosting en het AI-model tellen mee. Per mail zijn die meestal een fractie van een cent tot enkele centen.
We beginnen met de soort vraag die het vaakst binnenkomt. Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering. Wil je eerst weten wat het bij jou scheelt, plan dan een strategiegesprek.
Klantverhaal
E-commerce
De oudste snoepwebshop van Nederland. Voorraad, backorders, klantenservice en boekhouding geautomatiseerd.
75% minder personeel
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen liveVeelgestelde vragen
Een mail is meestal binnen een minuut gelezen, gesorteerd en voorzien van een conceptantwoord met de juiste gegevens. De inrichting zelf duurt enkele weken: de mailbox koppelen aan webshop, ERP en vervoerder, toon en vaste antwoorden vastleggen en testen op echte mails. We beginnen met de vraag die het vaakst binnenkomt.
Ja. We beginnen altijd met concepten die een medewerker leest, aanpast en verstuurt. Pas als een soort vraag weken lang goed gaat, zoals een track-and-trace, kun je ervoor kiezen die automatisch te laten beantwoorden. Klachten, uitzonderingen en alles waar een belofte in staat, blijven altijd mensenwerk.
Dat hangt af van het aantal systemen en soorten vragen. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast betaal je lopende kosten voor hosting en het AI-model, meestal een fractie van een cent tot enkele centen per mail. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting.
Meestal wel. Concepten kunnen verschijnen in Outlook, Gmail of een helpdesk als Zendesk of Freshdesk, zodat je team niet naar een nieuw systeem hoeft. We kijken vooraf welke koppeling je mailbox of helpdesk biedt, en kiezen de eenvoudigste route die betrouwbaar werkt.
Verder lezen
Plan een kort gesprek. We kijken welke vragen bij jou het vaakst binnenkomen en hoeveel tijd AI je klantenservice scheelt.
