Tenders met AI
AI tenders en aanbestedingen: wie regelmatig inschrijft, weet hoeveel tijd er gaat zitten in zoeken, lezen en de eerste versie. AI houdt TenderNed en TED voor je in de gaten, leest een leidraad van tachtig pagina's in een paar minuten, zet alle eisen en deadlines op een rij en schrijft een eerste versie uit je eigen eerdere inschrijvingen. Je tenderteam beslist en schrijft het winnende verhaal.
In het kort
Probleem
Iemand kijkt elke paar dagen op TenderNed, krijgt mails van een tenderdienst of hoort via een relatie dat er iets aankomt. Een interessante aanbesteding betekent daarna lezen: een leidraad, een programma van eisen, een concept-overeenkomst, een prijzenblad en vaak een handvol bijlagen. Pas daarna kun je beslissen of je meedoet.
Doe je mee, dan begint het echte werk. Vragen voor de nota van inlichtingen, een planning richting de sluitingsdatum, antwoorden op de gunningscriteria, referenties, cv's, certificaten en een prijs. Veel van die tekst heb je al eens geschreven, maar in een ander document, op een andere schijf, door een collega die er nu niet is.
Dat geeft bekende problemen: interessante aanbestedingen worden gemist, er gaat een week lezen zitten in een tender waar je achteraf niet aan had moeten beginnen, een eis in bijlage 7 wordt over het hoofd gezien, en het team schrijft alles steeds opnieuw vlak voor de deadline.
Oplossing
AI is goed in het zoek-, lees- en eerste schrijfwerk:
Wat AI niet doet: je strategie bepalen, je prijs zetten of het verhaal schrijven dat jou onderscheidt. Dat blijft werk voor het team.
Systemen
Hoe koppelingen werken, lees je bij API koppelingen. Een AI agent kan ook vragen beantwoorden als: welke referenties hebben we voor zorginstellingen boven de 500 medewerkers?
Tenderdocumenten zijn vaak vertrouwelijk. We gebruiken AI-modellen die je gegevens niet gebruiken om te trainen, met hosting in de EU.
Voorbeeld
Een fictief voorbeeld. Een schoonmaakbedrijf schrijft zo'n twintig keer per jaar in op aanbestedingen van gemeenten en zorginstellingen. Een tendermanager en twee collega's besteden per inschrijving gemiddeld zestig uur, waarvan een groot deel aan lezen en het zoeken naar oude teksten. Een paar keer per jaar blijkt pas laat dat een certificaat of referentie ontbreekt.
Na de inrichting krijgt de tendermanager elke ochtend een korte lijst met passende aanbestedingen. Bij een interessante tender staat binnen een uur een overzicht klaar met eisen, criteria, deadlines en ontbrekende stukken. Het team beslist op basis daarvan over meedoen. Per gunningscriterium staat een eerste versie klaar uit eerdere inschrijvingen, die het team herschrijft en aanscherpt. De tijd gaat nu naar de onderdelen die het verschil maken.
Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen? Meer echte projecten staan bij casestudies.
Opbrengst
De opbrengst zit op drie plekken:
Een bijkomend voordeel: de kennis van je beste inschrijvingen staat in een bibliotheek die het hele team kan gebruiken, en is niet meer afhankelijk van één tendermanager.
Kosten
De kosten hangen af van hoeveel bronnen we koppelen, hoe je documenten nu zijn opgeslagen en hoeveel tenders je per jaar doet. Alleen aanbestedingen vinden en filteren is een kleine stap. Een volledige werkwijze met bibliotheek, overzicht, eerste versies en controle is groter. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. prijsindicatie tenders met AI, inrichting en maandelijkse kosten
Daarnaast zijn er lopende kosten voor hosting en het AI-model. Bij een paar tenders per maand zijn die meestal laag.
We beginnen graag met één aanbesteding die nu loopt, zodat je direct ziet wat het doet. Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering. Wil je eerst weten of het bij je team past, plan dan een strategiegesprek.
Veelgestelde vragen
Een overzicht van een nieuwe aanbesteding met eisen, criteria en deadlines staat meestal binnen een uur klaar, ook bij tientallen pagina's aan stukken. De inrichting zelf duurt enkele weken, vooral om je eerdere inschrijvingen en referenties goed doorzoekbaar te maken. We testen op tenders die je al hebt gedaan.
Ja. AI zoekt, leest en schrijft een eerste versie met verwijzing naar de bron. Het tenderteam beslist over meedoen, zet de prijs en herschrijft de tekst tot een verhaal dat onderscheidt. AI verzint geen referenties of cijfers, en elke passage is terug te leiden naar je eigen documenten.
Dat hangt af van het aantal bronnen, de staat van je documenten en het aantal tenders per jaar. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast betaal je lopende kosten voor hosting en het AI-model. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting.
In het algemeen wel, je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je indient. Lees wel altijd de leidraad: sommige aanbestedende diensten stellen eisen aan het gebruik van AI of aan vertrouwelijkheid. Stukken delen we alleen met AI-modellen die je gegevens niet gebruiken om te trainen, met hosting in de EU.
Verder lezen
Plan een kort gesprek. We kijken hoe je nu inschrijft en waar AI je tenderteam de meeste uren scheelt.
