Orders via mail, WhatsApp, telefoon en een portaal, een nieuwe prijslijst van de leverancier die in drie systemen moet, inkoop op gevoel en openstaande facturen die iemand moet nabellen. In de groothandel draait veel op handwerk tussen systemen. AI in de groothandel haalt dat handwerk eruit, zodat je team zich op klanten en inkoop richt.
wat AI hier doet
in de praktijk
Een nieuwe prijslijst van een leverancier komt binnen, AI verwerkt de wijzigingen en werkt alle kanalen bij. Je voorraad en prijzen kloppen overal, zonder handwerk.
de rode draad
Repeterend werk verdwijnt naar de achtergrond. Je team houdt tijd over voor wat telt.
Patronen in je data worden vooruitzichten, zodat je stuurt voordat het misgaat.
Kennis uit documenten en systemen wordt direct vindbaar en bruikbaar.
Klanten, medewerkers en burgers krijgen sneller en consistenter antwoord.
Per onderwerp
Zes pagina's die verder ingaan op de processen van een groothandel.
01
Van aanvraag tot levering zonder overtypen.
Lees meer02
Orders en facturen rechtstreeks met retail en grote afnemers uitwisselen.
Lees meer03
Vraag per product en seizoen voorspellen.
Lees meer04
Voorraad, planning en inkoop over de hele keten.
Lees meer05
Facturen maken, versturen en opvolgen zonder handwerk.
Lees meer06
Orderpicking en voorraadtellingen slimmer inrichten.
Lees meerHerkenbaar
Kijk mee op de binnendienst van een groothandel. 's Ochtends staan er orders in de mail, een paar als foto van een handgeschreven lijst, een paar via WhatsApp. Iemand zet ze over in het ERP, zoekt de klantprijs erbij en meldt de zending aan bij de vervoerder. Een leverancier stuurt een nieuwe prijslijst in Excel, die in het ERP, de webshop en de prijsafspraken moet. De inkoper kijkt in een spreadsheet wat er besteld moet worden. En aan het eind van de week gaat iemand de lijst met openstaande facturen langs.
Dat werk is noodzakelijk maar voorspelbaar. Precies daar levert AI voor de groothandel het meeste op. De relatie met klanten, de inkooponderhandeling en de uitzonderingen blijven bij je team.
AI groothandel
AI leest orders uit mail, pdf, een foto of een WhatsApp-bericht, herkent klant en artikelen, past de klantprijs toe en zet de order klaar in je systeem. Twijfelt de assistent over een artikel of aantal, dan vraagt hij het een medewerker. Meer bij orderverwerking automatiseren.
Een nieuwe prijslijst van een leverancier wordt ingelezen en vergeleken met de huidige prijzen. AI toont wat er verandert, wat dat doet met je marge en welke verkoopprijzen je zou moeten aanpassen. Na akkoord gaat het door naar alle kanalen.
Voorraad over meerdere locaties realtime in beeld. AI waarschuwt als een product dreigt op te raken, en als een batch dreigt te verlopen, zodat je die nog met een actie verkoopt.
AI voorspelt de vraag per product en seizoen en stelt een bestelling voor per leverancier, rekening houdend met levertijd en minimale afname. De inkoper beslist. Zo houd je voldoende voorraad van je toppers zonder dat de rest te lang blijft liggen.
Facturen gaan automatisch de deur uit. Betalingen worden via een bankkoppeling gematcht en herinneringen gaan op het afgesproken moment. Wie wat moet, zie je elke dag, niet pas aan het eind van de maand.
Wat we bouwen
01
Leest orders uit elk kanaal, past klantprijzen toe en zet ze klaar. Uitzonderingen gaan naar de binnendienst.
Lees meer02
Verbindt ERP, webshop, klantportaal, vervoerders en boekhouding. Ook als een partij geen kant-en-klare koppeling heeft.
Lees meer03
Vraag per product en seizoen, met een inkoopadvies per leverancier en signalen bij dreigende derving.
Lees meer04
Facturen, betaalmatching via de bank en herinneringen op tijd, met live zicht op wat openstaat.
Lees meerSoftware
Veel groothandels werken met een ERP dat al jaren meegaat. De vraag is dan of je een nieuw pakket nodig hebt voor AI. Meestal is het antwoord nee. Een nieuw ERP is een groot project, en de meeste tijdwinst zit in de stappen vóór en na het ERP: orders die binnenkomen, prijslijsten die moeten worden verwerkt, vervoerders die moeten worden aangemeld en betalingen die moeten worden gematcht.
We bouwen daarom meestal rond je bestaande systeem. Heeft het een koppeling, dan gebruiken we die. Heeft een partij geen koppeling, zoals een vervoerder die alleen met een Excel-bestand werkt, dan bouwen we die zelf. Meer over de verschillende manieren bij API-koppelingen en EDI-koppeling.
Veiligheid
Meer over hoe we dit inrichten staat bij veiligheid en governance.
Aanpak
Voor en na
Praktijk
Sucre & Co levert vers gebak, vriesgebak en chocolade aan de zakelijke markt, vanuit twee distributiepunten en met vaste vervoerders. Bijna alles liep met de hand: orders overtikken, apart factureren, vervoerders aanmelden, debiteuren nabellen.
Nu plaatsen klanten orders in een klantportaal met hun eigen prijzen en staffels. Telefoon- en mailorders komen in dezelfde orderstroom. Facturen en betaalherinneringen gaan automatisch en de debiteurenstand is live via een PSD2-bankkoppeling. Nieuwe klanten worden gecontroleerd tegen KvK en VIES. Elke order wordt automatisch bij de vervoerder aangemeld en de maandfactuur van de vervoerder wordt regel voor regel gematcht. WhatsApp en mail komen in één inbox, met de orderstatus erbij. Per product en seizoen is er een inkoopadvies en de voorraad over beide locaties is realtime.
Dat scheelt ongeveer 80 uur handwerk per week, en door leadverzameling en outbound groeit de omzet 40% sneller per maand. Personeelszaken zijn bewust met de hand gebleven. Lees de case van Sucre & Co.
Investering
We beginnen met een AI Kansenonderzoek. Een compact onderzoek kost vanaf ongeveer € 5.000, een mkb-traject meestal € 8.500 tot € 15.000.
Daarna bouwen we tegen een vaste prijs per stap. Lost de opgeleverde oplossing het afgesproken probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. Hoe de kosten zijn opgebouwd, lees je op wat kost AI. Heb je eigen transport, kijk dan ook bij logistiek en transport. Verkoop je ook aan consumenten, kijk bij retail en e-commerce. Twijfel je of dit bij je bedrijf past, kijk dan bij voor wie of plan een strategiegesprek.
Klantverhaal
Groothandel
Van handmatig orders overtikken naar orderintake, facturatie en koelvervoer in één flow.
40% snellere maandgroei
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen liveVeelgestelde vragen
AI verwerkt orders uit mail en WhatsApp, leest prijslijsten in, bewaakt voorraad, geeft inkoopadvies en automatiseert facturen en debiteuren. Bij Sucre & Co scheelt dat samen ongeveer 80 uur handwerk per week.
Ja. AI herkent klant, artikelen en aantallen in een bericht of foto en zet de order klaar in je systeem. Bij twijfel vraagt de assistent het een medewerker, zodat er geen verkeerde orders worden verstuurd.
AI voorspelt de vraag per product en seizoen en stelt een bestelling voor per leverancier, met levertijden en minimale afnames erin. De inkoper past aan en beslist. Zo mis je minder verkopen en ligt er minder te lang op voorraad.
Meestal niet. De meeste winst zit in de stappen rond je ERP: orders, prijslijsten, vervoerders en betalingen. Die bouwen we om je bestaande systeem heen, met koppelingen waar die bestaan en maatwerk waar ze ontbreken.
Ja. Facturen gaan automatisch uit, betalingen worden via een bankkoppeling gematcht en herinneringen gaan op het afgesproken moment. Je ziet dagelijks wat openstaat. Wanneer een klant wordt gebeld, bepaal je zelf.
