ERP koppeling
Een ERP koppeling zorgt dat orders, voorraad, artikelen, prijzen en facturen automatisch tussen je ERP en je andere systemen stromen: je webshop, je magazijn, je CRM, je vervoerder en je dashboard. Niemand hoeft meer over te typen, en iedereen werkt met dezelfde cijfers. Wij bouwen die koppelingen op de API van je ERP, met foutafhandeling en monitoring, zodat je weet dat het klopt.
In het kort
Waarom
In veel bedrijven is het ERP het hart: artikelen, klanten, prijzen, voorraad, inkoop, verkoop en de boekhouding. Tegelijk draaien er systemen omheen die dezelfde gegevens nodig hebben. Een webshop moet de voorraad kennen, het magazijn de orders, sales de klanthistorie en de directie de marge.
Zonder koppeling gaat dat met exports, Excel en overtypen. Dat kost uren per week en levert fouten op: een order die twee keer wordt ingevoerd, een prijs die in de webshop niet is aangepast, voorraad die online nog op tien staat terwijl het schap leeg is.
Een goede ERP koppeling regelt twee dingen. Gegevens stromen automatisch, en voor elk gegeven is vastgelegd welk systeem de bron is. De prijs komt uit het ERP, de order uit de webshop, de track-and-trace van de vervoerder.
Stromen
| Koppeling | Naar het ERP | Uit het ERP |
|---|---|---|
| Webshop, zoals Shopify of Magento | Orders, klanten, betaalstatus | Artikelen, prijzen, voorraad, verzendstatus |
| EDI met grote afnemers | Orders van de afnemer | Orderbevestiging, pakbon, factuur |
| Magazijn of WMS | Gepickte en verzonden orders, voorraadcorrecties | Orders om te picken, inkomende leveringen |
| Vervoerder | Track-and-trace, afleverstatus | Zendingen met adres, colli en gewicht |
| CRM | Nieuwe klanten, offertes | Orderhistorie, openstaande facturen |
| Betaalprovider | Betalingen en uitbetalingen | Openstaande posten |
| Dashboard | Niets | Omzet, marge, voorraadwaarde, doorlooptijden |
Meer over de losse stromen staat bij WMS koppeling, EDI koppeling en de pagina's over Exact Online en AFAS.
Techniek
Bijna elk modern ERP heeft een API. Een paar voorbeelden, met de officiële documentatie:
We kiezen per stroom:
Hoe API's werken, lees je in API koppelingen.
AI
Zodra de gegevens stromen, kan AI werk overnemen dat nu met de hand gaat:
Beheer
Een koppeling die meestal werkt, is gevaarlijker dan geen koppeling. Je gaat erop vertrouwen, en een fout valt pas op als een klant belt. Daarom bouwen we elke stroom met:
Bij updates van het ERP testen we de koppeling mee. Wie wat beheert, spreken we vooraf af.
Praktijk
Bij Rutten Elektroshop, met meer dan 9.750 artikelen online en in de winkel, zijn de kostprijzen automatisch gekoppeld. Daardoor is de voorraadwaarde realtime zichtbaar, en krijgt het team een voorspelling wanneer een artikel op is en een inkoopadvies. Het hele verhaal staat in de casestudy van Rutten.
Prijs. De kosten hangen af van het aantal stromen, de kwaliteit van de API van je ERP en het aantal uitzonderingen. Een koppeling die orders van één webshop naar het ERP zet, is kleiner dan een koppeling met webshop, magazijn, vervoerder en dashboard. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. prijsindicatie ERP koppeling, enkele stroom en meerdere stromen
Daarnaast zijn er lopende kosten voor het koppelplatform en eventueel voor API-toegang bij je ERP-leverancier. Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering.
Klantverhaal
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen live
Groothandel
Van handmatig orders overtikken naar orderintake, facturatie en koelvervoer in één flow.
40% snellere maandgroeiVoor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Met vrijwel elk systeem dat een API heeft of bestanden kan uitwisselen: webshops als Shopify, WooCommerce en Magento, magazijnsystemen, vervoerders, CRM-pakketten, betaalproviders, EDI-partners en dashboards. Ook oudere ERP's zonder moderne API zijn vaak te koppelen, via een database, exportbestanden of een tussenlaag die we zelf bouwen.
Dat hangt af van het aantal stromen, de API van je ERP en het aantal uitzonderingen. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast betaal je lopende kosten voor het koppelplatform en soms voor API-toegang bij je ERP-leverancier. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting.
Dat spreken we vooraf af. We kunnen het beheer doen binnen een afgesproken supportvenster, met monitoring en meldingen. Je kunt het ook zelf doen, of met je IT-partij. De code, de workflows en de documentatie zijn van jou, zodat je nooit vastzit aan ons.
Dan zijn er andere routes. Veel oudere ERP's kunnen bestanden exporteren en importeren op een vast tijdstip, of hebben een database die je kunt uitlezen. Soms bouwen we een kleine tussenlaag die zich als API gedraagt. Dat is minder direct, maar met goede controles werkt het betrouwbaar. We kijken eerst wat je ERP kan.
Een vaste verbinding tussen je ERP en een ander systeem, zoals je webshop, CRM, WMS of boekhouding. Orders, voorraad, prijzen en klantgegevens gaan dan vanzelf heen en weer, zonder overtypen of exporteren. Per gegeven spreek je af welk systeem de bron is, zodat de systemen elkaar niet overschrijven.
Verder lezen
Plan een kort gesprek. We tekenen samen je gegevensstromen en kijken waar een koppeling het meeste scheelt.
