AI in vastgoed en facility management

1. Huurdersvragen

Wanneer wordt mijn huur geïndexeerd, hoe zit het met de servicekosten, wie ruimt de fietsenstalling op. Een assistent in mail, WhatsApp of op je website beantwoordt de standaardvragen uit je eigen huurcontracten en huisregels. Vragen die maatwerk nodig hebben, komen met een samenvatting bij een medewerker terecht. Hoe zo'n assistent werkt, lees je bij AI chatbot.

2. Onderhoudsmeldingen

Een melding komt binnen als 'de verwarming doet het niet' met een foto. AI vraagt door naar adres, ruimte en urgentie, bepaalt het type storing en zet de melding klaar voor de juiste installateur of het eigen onderhoudsteam. De huurder krijgt een bevestiging en een update als de afspraak staat.

3. Contractbeheer

Huurcontracten, onderhoudscontracten en leveranciersafspraken bevatten data die je niet wilt missen: einddata, opzegtermijnen, indexatiemomenten, garanties. AI leest de contracten uit, zet de data in een overzicht en waarschuwt op tijd. Voor het uitlezen van documenten gebruiken we OCR met AI.

4. Facturen en kosten

Leveranciersfacturen komen binnen per mail en moeten gekoppeld worden aan een object, een contract en een budget. AI leest de factuur uit, zoekt het bijbehorende contract en markeert afwijkingen, zoals een hoger tarief dan afgesproken of werk dat al eerder is betaald.

5. Rapportages voor eigenaren

Bezetting, openstaande meldingen, doorlooptijden, kosten per object. Die cijfers staan in verschillende systemen en worden elk kwartaal met de hand samengevoegd. Een dashboard haalt ze automatisch op en AI schrijft er een korte toelichting bij. Meer daarover bij rapportages.

Een assistent die los naast je systemen staat, levert weinig op. De tijdwinst zit in het overzetten van gegevens. Daarom koppelen we aan de software die je al gebruikt, zoals een vastgoedpakket, een facilitair meldingensysteem, je boekhouding en je mailbox.

In de markt zie je onder meer Planon, TOPdesk en Ultimo voor facilitair beheer en onderhoud, en pakketten als Viewpoint en Tobias AX bij woningcorporaties. Of we daar direct mee kunnen koppelen, hangt af van de koppelmogelijkheden van het pakket en je licentie. Is er geen directe koppeling, dan werken we met exports, een gedeelde mailbox of een tussenlaag. Hoe dat werkt, lees je bij API-koppelingen.

1. Meten. In een AI Kansenonderzoek brengen we in kaart welke taken je team elke week doet, hoeveel tijd ze kosten en in welke systemen ze zitten.
2. Kiezen. We kiezen samen het proces dat de meeste tijd kost en het makkelijkst te automatiseren is. Vaak is dat de meldingenstroom of de huurdersvragen.
3. Bouwen en testen. We bouwen de assistent, koppelen hem aan je systemen en testen met echte meldingen en vragen, terwijl je team alles nog controleert.
4. Meten en uitbreiden. Na livegang meten we de tijdwinst. Daarna pakken we het volgende proces op, bijvoorbeeld contracten of rapportages.

We hebben nog geen vastgoedbeheerder of facilitaire organisatie als klant waarvan we cijfers kunnen delen. is er een vastgoed- of facilitaire partij waarmee we werken of een demo hebben gedaan die we hier mogen noemen? Zo niet, dan blijft deze alinea zoals hij is

Hetzelfde type werk hebben we wel in andere branches gebouwd. Bij Sucre & Co worden binnenkomende orders automatisch verwerkt en opgevolgd, wat 80 uur handwerk per week scheelt. Bij Rutten Elektroshop komt klantcontact uit WhatsApp en mail op één plek binnen. Het patroon is gelijk aan dat van een beheerder: veel binnenkomende berichten, vaste vervolgstappen en gegevens die in meerdere systemen moeten staan.