Ultimo koppeling
Een Ultimo koppeling zorgt dat werkorders, assets, artikelen, leveranciers, medewerkers en meetwaarden automatisch tussen Ultimo en je andere systemen stromen: je ERP, je HR-systeem, sensoren, een meldportaal of een dashboard. Ultimo is sterk in onderhoud en facilitair beheer, maar inkoop, personeel en financiën staan meestal ergens anders. Wij bouwen die koppelingen op de officiële API van Ultimo, met foutafhandeling en monitoring.
In het kort
Waarom
Ultimo is een pakket voor onderhoud en beheer van bedrijfsmiddelen: technische dienst, facilitair, vloot, medische apparatuur, infra en IT-beheer. Daarin staan je assets, werkorders, storingen, preventief onderhoud en onderdelen. Maar de medewerkers staan in het HR-systeem, de kostenplaatsen en leveranciers in het ERP, en meldingen komen binnen via mail, een portaal of sensoren.
Zonder koppeling zet iemand nieuwe medewerkers met de hand in Ultimo, typt storingsmeldingen over uit de mail en exporteert aan het eind van de maand de onderhoudskosten naar de financiële administratie. Onderdelen worden besteld buiten Ultimo om, waardoor de voorraad niet klopt.
Een Ultimo koppeling laat die gegevens automatisch stromen. Ultimo blijft de bron voor assets en werkorders, het HR-systeem voor medewerkers en het ERP voor financiën. Zo werkt de technische dienst met actuele gegevens, en ziet finance wat onderhoud kost.
Stromen
| Koppeling | Naar Ultimo | Uit Ultimo |
|---|---|---|
| HR-systeem | Medewerkers, afdelingen, in- en uitdienst | Niets, of uren per medewerker |
| ERP of boekhouding | Kostenplaatsen, leveranciers, artikelen, inkooporders | Uren, materialen en kosten per werkorder |
| Sensoren en IoT-platform | Meetwaarden per meetpunt, zoals draaiuren of temperatuur | Niets |
| Meldportaal of mail | Storingen en verzoeken als werkorder | Status van de melding |
| Inkoopcatalogus van leveranciers | Winkelwagen als inkoopaanvraag | Artikelen en bestelhistorie |
| Dashboard | Niets | Openstaande werkorders, storingen, doorlooptijden |
Voor meetwaarden heeft Ultimo een apart sjabloon. Het is bedoeld voor gefilterde of samengevatte waarden, niet voor elke ruwe meting. Een tussenlaag die meetwaarden bundelt, is daarom vaak nodig. Voor koppelingen aan de ERP-kant zie ERP koppeling en SAP koppeling.
Techniek
Ultimo heeft goede openbare documentatie. De belangrijkste feiten:
We bouwen de koppeling in een koppelplatform als n8n of in eigen code. Meer over API's lees je bij API koppelingen.
AI
Als de gegevens stromen, kan AI werk overnemen dat nu bij de planner of de technische dienst ligt:
Beheer
Wat er mis kan gaan bij een Ultimo koppeling, en wat we eraan doen:
Elke stroom krijgt logging per record en een dagelijkse telling, bijvoorbeeld het aantal actieve medewerkers in HR tegenover Ultimo. Wijkt het af, dan komt er een melding.
Prijs
De kosten hangen af van het aantal stromen, of er een tussenlaag voor meetwaarden nodig is en het aantal uitzonderingen. Medewerkers uit HR naar Ultimo is klein. Een koppeling met ERP, meldportaal en sensoren is groter. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. prijsindicatie Ultimo koppeling, enkele stroom en meerdere stromen
Sommige routes, zoals HTTP POST en SOAP voor meetwaarden, vragen een Premium- of Enterprise-editie van Ultimo. Ook export-connectors richt een Ultimo-consultant in. Dat loopt via je eigen contract.
Een fictief voorbeeld. Een productiebedrijf laat storingen melden via een formulier en zet medewerkers met de hand in Ultimo. Na de koppeling worden meldingen automatisch werkorders en komen nieuwe medewerkers uit het HR-systeem. Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen? Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Met vrijwel elk systeem dat een API heeft of bestanden kan uitwisselen: HR-systemen, ERP- en boekhoudpakketten, IoT-platforms en sensoren, meldportalen, Exchange Online, inkoopcatalogi van leveranciers en dashboards zoals Power BI. Voor veel stromen heeft Ultimo al een sjabloon, wat de bouw sneller maakt.
Dat hangt af van het aantal stromen en het aantal uitzonderingen. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Aan de kant van Ultimo kunnen kosten komen voor een hogere editie of werk van een Ultimo-consultant. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting.
Dat spreken we vooraf af, vaak samen met je Ultimo-beheerder. Die beheert de API-sleutels en de inrichting, wij de koppeling, met monitoring en meldingen binnen een afgesproken supportvenster. Je kunt het ook zelf doen. De code, de workflows en de documentatie zijn van jou.
Ja, via meetwaarden. Een sensor of IoT-platform stuurt waarden naar een meetpunt in Ultimo, en Ultimo kan op basis daarvan onderhoud plannen. Ultimo is niet bedoeld voor elke ruwe meting. Daarom bundelen we meetwaarden eerst in een tussenlaag en sturen alleen wat nodig is.
Verder lezen
Plan een kort gesprek. We kijken welke gegevens Ultimo nodig heeft en welke stromen de technische dienst het meeste schelen.
