Autotask AI en koppelingen
Autotask AI begint bij de functies die Kaseya zelf in Autotask PSA stopt, zoals samenvattingen van tickets en hulp bij het sorteren ervan. Het wordt pas nuttig als Autotask gegevens deelt met de rest van je bedrijf: je boekhouding, je monitoring, je documentatie, je mailbox en je klantportaal. Wij bouwen die koppelingen op de officiële Autotask API, zetten AI erbovenop waar het tijd scheelt, en zorgen voor foutafhandeling en monitoring.
In het kort
Waarom
Autotask PSA is bij veel IT-dienstverleners het systeem waarin tickets, contracten, projecten, uren en facturatie samenkomen. Maar een IT-bedrijf werkt met veel meer: monitoring en beheer op afstand, documentatie, een boekhoudpakket, een CRM, een klantportaal en een mailbox waar meldingen binnenkomen.
Zonder koppeling worden meldingen overgetypt, staan klantgegevens op drie plekken met drie verschillende adressen, en exporteert iemand elke maand de uren en contracten om te factureren. Technici zoeken informatie in verschillende systemen voordat ze aan een ticket kunnen beginnen.
Een Autotask koppeling laat die gegevens automatisch stromen. Autotask blijft de bron voor tickets, contracten en uren. De boekhouding is de bron voor facturen en betalingen. En technici zien bij een ticket direct wat ze nodig hebben.
Stromen
| Koppeling | Naar Autotask | Uit Autotask |
|---|---|---|
| Boekhouding | Betaalstatus, openstaande posten | Facturen, contracten, klanten |
| Monitoring en beheer op afstand | Meldingen als ticket, apparaten als configuratie-item | Ticketstatus, onderhoudsvensters |
| Mailbox of klantportaal | Nieuwe meldingen, reacties van klanten | Ticketstatus en updates |
| CRM of offertesysteem | Nieuwe klanten, gewonnen opdrachten | Contracten, omzet per klant |
| Documentatie | Links naar handleidingen en wachtwoordkluis | Klanten en configuratie-items |
| Dashboard | Niets | Uren, doorlooptijden, marge per contract |
Voor veel tools bestaan standaardkoppelingen met Autotask. Die gebruiken we als ze doen wat nodig is. Maatwerk loont bij eigen regels, meerdere bronnen of een systeem zonder standaardkoppeling. Meer over wat wij bouwen staat bij API koppelingen.
Techniek
Wie zoekt op de Autotask API, vindt goede documentatie. De belangrijkste feiten:
We bouwen in een koppelplatform als n8n of in eigen code, afhankelijk van volume en complexiteit.
AI
Kaseya heeft AI in Autotask gebouwd onder de naam Cooper Copilot. Denk aan samenvattingen van lange tickets, hulp bij het schrijven van notities en het vastleggen van oplossingen, en het sorteren en toewijzen van nieuwe tickets. Welke functies je hebt, hangt af van je editie. Autotask AI
Die functies werken binnen Autotask. Met een koppeling kan AI ook gegevens van buiten gebruiken:
Beheer
Wat er mis kan gaan bij een Autotask koppeling, en wat we eraan doen:
Elke stroom krijgt logging per record en een dagelijkse telling. Wijkt het af, dan komt er een melding naar een vaste persoon.
Prijs
De kosten hangen af van het aantal stromen en het aantal uitzonderingen. Meldingen uit een mailbox of monitoring als ticket is overzichtelijk. Een koppeling met boekhouding, CRM, monitoring en AI bovenop is groter. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. prijsindicatie Autotask koppeling, enkele stroom en meerdere stromen
Daarnaast zijn er lopende kosten voor hosting, het koppelplatform en het AI-model. De AI-functies van Autotask zelf lopen via je eigen contract met Kaseya.
Een fictief voorbeeld. Een IT-dienstverlener met twintig technici krijgt meldingen per mail en uit de monitoring, en typt ze over in Autotask. Na de koppeling worden meldingen automatisch tickets met de juiste klant en het juiste apparaat, en stelt AI een eerste antwoord voor. Welk klantvoorbeeld mogen we hier noemen? Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering. Wil je eerst weten waar je begint, plan dan een strategiegesprek.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Met vrijwel elk systeem dat een API heeft: boekhoudpakketten, tools voor monitoring en beheer op afstand, documentatie, CRM en offertesystemen, mailboxen en klantportalen, en dashboards. Voor veel tools bestaan standaardkoppelingen. Maatwerk loont bij eigen regels, meerdere bronnen of een systeem zonder standaardkoppeling.
Dat hangt af van het aantal stromen en het aantal uitzonderingen. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast betaal je lopende kosten voor hosting, het koppelplatform en eventueel het AI-model. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting voor jouw situatie.
Dat spreken we vooraf af, vaak samen met je Autotask-beheerder. Die beheert de API-gebruiker en de rechten, wij de koppeling, met monitoring en meldingen binnen een afgesproken supportvenster. Je kunt het ook zelf doen. De code, de workflows en de documentatie zijn van jou.
Voor samenvattingen en notities binnen Autotask vaak wel. Wil je dat AI ook je documentatie, je mailbox, je monitoring of je boekhouding gebruikt, dan is een koppeling nodig. We kijken eerst wat de ingebouwde functies al doen, en bouwen alleen wat daarbuiten valt.
Plan een kort gesprek. We kijken welke systemen met Autotask moeten praten en waar AI je technici tijd scheelt.
