CRM koppeling
Een CRM koppeling zorgt dat je CRM weet wat er in de rest van je bedrijf gebeurt. Leads van de website komen er vanzelf in, orders en facturen uit het ERP worden zichtbaar bij de klant, en een gewonnen deal wordt automatisch een klant in de boekhouding. Wij bouwen die koppelingen op de API van je CRM, of dat nu HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho of een ander pakket is.
In het kort
Waarom
Een CRM wordt vaak gekocht met goede bedoelingen en raakt daarna langzaam verouderd. Verkopers vergeten activiteiten in te voeren, klantgegevens staan anders in het CRM dan in de boekhouding, en wie wil weten wat een klant vorig jaar kocht, moet in het ERP kijken. Het CRM wordt een adresboek met een pipeline.
De oorzaak is bijna altijd hetzelfde: het CRM staat los van de systemen waar het echte werk gebeurt. Een CRM koppeling lost dat op:
Stromen
| Koppeling | Naar het CRM | Uit het CRM |
|---|---|---|
| Website, formulieren en chat | Leads met bron, campagne en vraag | Niets, of een bevestiging |
| Advertentieplatforms | Leads uit leadformulieren | Conversies terug voor betere targeting |
| ERP of webshop | Orders, omzet, producten per klant | Nieuwe klanten, gewonnen deals, offertes |
| Boekhouding | Openstaande facturen, betaalgedrag | Klantgegevens, btw-nummer |
| Mail, agenda en telefonie | Mails, afspraken en gesprekken als activiteit | Contactgegevens |
| Klantenservice | Tickets en klachten per klant | Klantwaarde en contractgegevens |
| Dashboard | Niets | Pipeline, conversie, omzet per verkoper |
Voor specifieke CRM-pakketten hebben we aparte pagina's: HubSpot, Zoho en AI in Dynamics 365. Welke tools er met AI werken, staat in AI CRM.
Techniek
Vrijwel elk modern CRM heeft een REST-API, webhooks die een seintje geven bij een wijziging, en limieten op het aantal verzoeken. Een paar voorbeelden:
We kiezen per stroom:
Meer over hoe API's werken lees je bij API koppelingen.
AI
Een gekoppeld CRM is een goede basis voor AI, omdat alle klantinformatie op één plek staat:
Meer over AI in je CRM staat bij AI CRM.
Beheer
Het grootste risico bij een CRM koppeling is dat hij rommel maakt. Dat valt minder op dan een koppeling die stopt. Wat er mis kan gaan, en wat we eraan doen:
Elke stroom krijgt logging per record en een dagelijkse telling. Wijkt het aantal af, dan komt er een melding naar een vaste persoon.
Praktijk
Bij Sucre & Co, een groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade, bouwden we AI die nieuwe klanten vindt, filtert en door een volautomatisch systeem laat lopen. Nieuwe afnemers melden zich aan via een formulier, met automatische controle van KvK- en btw-nummer en een kredietcheck. Het systeem houdt bij welke klanten terugkeren en wie dreigt weg te vallen. De leadverzameling en outbound leverden 40% snellere omzetgroei per maand op. Het hele verhaal staat in de casestudy van Sucre & Co.
Prijs. De kosten hangen af van het aantal stromen, of de synchronisatie in één of twee richtingen gaat en hoeveel ontdubbeling nodig is. We werken met een vaste prijs per afgesproken stap, met acceptatiecriteria vooraf. prijsindicatie CRM koppeling, enkele stroom en tweerichtingssynchronisatie
Daarnaast zijn er lopende kosten voor het koppelplatform en soms voor API-toegang bij je CRM-leverancier. Meer over hoe we bouwen staat bij AI automatisering.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Met vrijwel elk systeem dat een API heeft: website en formulieren, advertentieplatforms, webshops, ERP-systemen, boekhoudpakketten als Exact Online en Moneybird, mail, agenda, telefonie, klantenservice en dashboards. Heeft een systeem geen API, dan kan het vaak via bestanden of een kleine tussenlaag.
Dat hangt af van het aantal stromen, of het in één of twee richtingen gaat en hoeveel ontdubbeling nodig is. We spreken vooraf een vaste prijs per stap af, met acceptatiecriteria. Daarnaast betaal je lopende kosten voor het koppelplatform. In een kort gesprek geven we een eerste inschatting.
Dat spreken we vooraf af. We kunnen het beheer doen binnen een afgesproken supportvenster, met monitoring en meldingen. Je kunt het ook zelf doen, of met je IT-partij. De code, de workflows en de documentatie zijn van jou, zodat je nooit vastzit aan ons.
Door vooraf vast te leggen welk systeem klanten aanmaakt, en door bij elke nieuwe invoer eerst te zoeken op e-mail, domein of KvK-nummer. Bestaat de klant al, dan werken we hem bij. Twijfelgevallen gaan naar een lijst voor een mens. Een bestaand CRM met veel dubbelingen schonen we eerst op.
Een verbinding tussen je CRM en een ander systeem, zodat gegevens vanzelf overgaan. Een nieuwe lead van je website komt direct in het CRM, een getekende offerte zet een order klaar in je boekhouding of ERP, en klantgegevens werk je maar op één plek bij. Meestal loopt dat via de API van het CRM, soms via een koppelplatform zoals Make of Zapier.
Verder lezen
Plan een kort gesprek. We kijken welke systemen je CRM moet voeden en wat dat je verkopers scheelt.
