AI receptionist
Om kwart over negen staan er vier bellers in de wacht, tussen de middag gaat de telefoon onbeantwoord over en na vijf uur krijgt iedereen een bandje. De meeste vragen zijn steeds dezelfde: openingstijden, de status van een order, een afspraak verzetten. Een AI receptionist neemt elke oproep direct aan, handelt die vragen af en verbindt de rest door naar de juiste collega, met een samenvatting erbij.
In het kort
In veel bedrijven neemt degene die toevallig het dichtst bij zit de telefoon op. De monteur, de verkoper of de assistent onderbreekt zijn werk voor een vraag die op de website staat. In drukke uren blijft de telefoon overgaan en haakt een klant af. Na sluitingstijd gaat er een potentiële opdracht naar de concurrent die wel opneemt. Een callcenter of telefoonservice inhuren kost per gesprek of per maand en kent je bedrijf maar half.
Een AI receptionist neemt dat eerste contact over, zonder wachtrij. Hij is geen vervanging van je klantcontact, maar een eerste lijn die filtert, afhandelt en doorzet. Voor de bredere kijk op klantcontact staat meer op AI in marketing, sales en klantcontact.
Openingstijden, prijzen, levertijden, het adres, wat je moet meenemen, of een product op voorraad is. De assistent haalt het antwoord uit je eigen informatie en, als dat is gekoppeld, uit je systemen. Bij een webshop of groothandel zoekt hij de order op aan de hand van het ordernummer of het telefoonnummer en vertelt de status.
Een beller wil een afspraak bij de fysiotherapeut, een monteur voor een storing of een intakegesprek. De assistent kijkt in de agenda, biedt tijden aan, plant in en stuurt een bevestiging per sms, mail of WhatsApp. Verzetten en afzeggen gaan op dezelfde manier. Meer over het koppelen van agenda en systemen staat bij API-koppelingen.
Niet elke beller hoeft direct iemand te spreken. De assistent vraagt naar het doel, maakt een terugbelnotitie in het CRM of het ticketsysteem en zet die bij de juiste persoon. Is het dringend, dan verbindt hij door, met een korte samenvatting voor de collega. Verkooptelefoontjes worden afgevangen. Zo krijgt iedereen alleen de gesprekken die bij hem horen.
Het past goed als veel oproepen over hetzelfde gaan, als je nu gesprekken mist of als je buiten kantoortijd bereikbaar wilt zijn. Denk aan praktijken, installateurs, webshops, garages, makelaars en dienstverleners met een afsprakenagenda. Voor de zorg zijn er eigen eisen aan triage en privacy, zie AI in zorg en welzijn en AI voor huisartsen.
Het past minder als bijna elk gesprek maatwerk is, als bellers vooral hun verhaal kwijt willen of als het gaat om slecht nieuws of klachten over geld. Daar is een mens beter. Ook in een callcenter werkt AI het best naast medewerkers: als eerste lijn en als hulp tijdens het gesprek, met een samenvatting en een voorstel voor de vervolgstap. Wil je vooral chat of WhatsApp afhandelen, kijk dan bij de AI chatbot en de WhatsApp chatbot. Voor de techniek achter spraak zie voice AI.
01
Neemt elke oproep aan, beantwoordt vaste vragen en verbindt door met een samenvatting.
Lees meer02
Plant, verzet en bevestigt afspraken rechtstreeks in je agenda of planningssysteem.
Lees meer03
Zoekt klant en order op en legt elk gesprek vast als notitie of ticket.
Lees meer04
Telefoon, mail, chat en WhatsApp komen samen, zodat je team alles op één plek ziet.
Lees meerMeer over hoe we dit inrichten staat bij veiligheid en governance.
We hebben nog geen AI receptionist live bij een klant waarvan we cijfers kunnen delen. is er een klant of demo met een AI receptionist die we hier mogen noemen, eventueel met een demonummer? Zo niet, dan blijft deze zin zoals hij is Klantcontact samenbrengen deden we wel. Bij Rutten Elektroshop komt klantcontact uit WhatsApp en mail op één plek binnen. Bij Dubai Chocolates liepen e-mail, website en klantenservice automatisch in 6 talen, voor klanten in meer dan 20 landen. Een telefoonlijn is daar een logische volgende ingang.
We beginnen met een AI Kansenonderzoek vanaf circa € 5.000 als je je hele klantcontact wilt bekijken, of direct met de receptionist. Die kost bandbreedte bouwprijs AI receptionist en de maandelijkse kosten per gesprek of per minuut. We werken met een vaste prijs per stap. Lost de oplossing het afgesproken probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing.
Klantverhaal
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen live
Merk en e-commerce
Orders, voorraad, influencers en klantcontact geautomatiseerd. Na 900.000 repen draait het op het vaste team.
900.000 repen verkochtVoor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Een digitale assistent die de telefoon aanneemt, gesproken Nederlands begrijpt en met een natuurlijke stem antwoordt. Hij beantwoordt vaste vragen, plant afspraken, noteert terugbelverzoeken en verbindt door naar een medewerker als dat nodig is, met een samenvatting van het gesprek.
Dat hoort hij, want de assistent meldt het aan het begin. Dat is eerlijk en de AI Act vraagt erom. De stemmen zijn inmiddels natuurlijk en de meeste bellers vinden het prima zolang ze snel geholpen worden en altijd een mens kunnen vragen.
Meestal wel. De assistent neemt op via een nummer waar je lijn naar doorschakelt, bijvoorbeeld alleen bij drukte of buiten kantoortijd. Doorverbinden gaat terug naar je eigen toestellen of mobiele nummers. Welke opzet past, bekijken we per centrale.
Je betaalt eenmalig voor de inrichting en koppelingen en daarna per gesprek of per minuut voor spraak en model. Bij veel korte gesprekken is dat vaak lager dan een telefoonservice, en de assistent kan meer doen, zoals direct inplannen. We rekenen het vooraf door op je eigen belvolume.
Ja. Als eerste lijn handelt hij eenvoudige vragen af en verdeelt hij de rest. Tijdens gesprekken van medewerkers kan AI meeschrijven, een samenvatting maken en de vervolgstap in het systeem zetten. Zo gaat de wachttijd omlaag en de nazorg per gesprek sneller.
Verder lezen
In een strategiegesprek kijken we naar je belvolume en welke gesprekken een AI receptionist kan overnemen.
