AI en Woo
Een verzoek om alle stukken over een bouwproject van de afgelopen drie jaar. Na het zoeken in mail, het zaaksysteem en Teams liggen er vierduizend documenten, waarvan de helft dubbel. Elke pagina moet worden beoordeeld en gelakt, en de wettelijke termijn is vier weken. AI en de Woo gaan goed samen bij het zoek-, sorteer- en lakwerk. Het oordeel over wat openbaar wordt, blijft bij de Woo-juristen.
In het kort
Sinds 1 mei 2022 geldt de Wet open overheid. Een bestuursorgaan moet binnen vier weken beslissen en kan één keer met twee weken verdagen. In de praktijk halen veel organisaties dat niet. Het werk zit vooral in drie dingen: alle relevante documenten vinden, elke pagina beoordelen op weigergronden en het lakken van namen, telefoonnummers en andere gegevens. Bij omvangrijke verzoeken gaat het om duizenden pagina's.
Dat werk is voor een groot deel herhalend. Daar zit de winst van AI en de Woo. Het juridische oordeel en de belangenafweging blijven mensenwerk. Voor de bredere kijk op de publieke sector staat meer op AI in overheid en publieke sector.
De Woo gaat over publieke informatie: documenten die bij een bestuursorgaan berusten en verband houden met de publieke taak. Dat is ruim. Het gaat om brieven, notities en besluiten, maar ook om mails, chatberichten, agenda's en digitale bestanden. Documenten over de bedrijfsvoering en organisatie vallen er ook onder. Een verzoeker hoeft geen reden of belang te noemen.
Alles is in principe openbaar, tenzij een uitzonderingsgrond uit hoofdstuk 5 van de wet van toepassing is. Denk aan persoonsgegevens, bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk zijn meegedeeld of persoonlijke beleidsopvattingen in stukken voor intern beraad. Is een verzoek te algemeen, dan vraagt het orgaan binnen twee weken om het te specificeren. Op het verzoek zelf beslist het orgaan binnen vier weken. Bij een grote of ingewikkelde vraag mag het die termijn met hooguit twee weken verlengen. Voor de juiste toepassing verwijzen we naar de actuele wettekst en de handreikingen van VNG en het Rijk.
Na het zoeken in de bronnen haalt AI dubbele documenten en mailketens eruit, zodat je elk bericht één keer beoordeelt. Documenten worden gesorteerd op onderwerp en datum en per stuk krijg je een korte samenvatting. Stukken die buiten het verzoek lijken te vallen, worden gemarkeerd zodat de jurist ze snel kan uitsluiten. Zo daalt de stapel voordat het beoordelen begint.
AI herkent namen, functies, adressen, telefoonnummers, handtekeningen en andere persoonsgegevens en stelt voor ze te lakken, met de weigergrond erbij. Namen van bestuurders en woordvoerders die openbaar mogen blijven, staan op een lijst die je zelf beheert. Passages die mogelijk onder een andere grond vallen, zoals bedrijfsgegevens of persoonlijke beleidsopvattingen, worden gemarkeerd voor de jurist. Die keurt elk voorstel goed of past het aan. Meer over het uitlezen van documenten staat bij OCR met AI.
Uit de beoordeelde set maakt AI de inventarislijst: nummer, datum, omschrijving, beoordeling en toegepaste gronden. Daarnaast een eerste opzet van het besluit, met de toegepaste gronden en een motivering in de vaste opbouw van jouw organisatie. De jurist schrijft de belangenafweging en tekent.
01
Haalt dubbelen en mailketens uit de set, sorteert en vat elk document kort samen.
Lees meer02
Stelt lakken voor met de weigergrond, op basis van jullie eigen regels en uitzonderingslijst.
Lees meer03
Inventarislijst en een eerste opzet van het besluit in jullie vaste opbouw.
Lees meer04
Zoeken in mail, zaaksysteem en archief vanuit één plek, met logging van wat is doorzocht.
Lees meerMeer over hoe we dit inrichten staat bij veiligheid en governance.
We hebben nog geen overheidsorganisatie als klant voor Woo-verzoeken waarvan we cijfers kunnen delen. is er een gemeente, waterschap of andere overheid waarmee we aan Woo-verzoeken hebben gewerkt of een demo deden die we hier mogen noemen? Zo niet, dan blijft deze zin zoals hij is We testen daarom altijd eerst op een afgerond verzoek. Dan zie je vooraf hoeveel dubbelen eruit gaan, hoe goed de lakvoorstellen zijn en hoeveel uur het scheelt.
We beginnen met een AI Kansenonderzoek vanaf circa € 5.000, of direct met een proef op een afgerond verzoek. Een Woo-straat met lakassistent kost bandbreedte bouwprijs Woo-straat met ontdubbelen, lakassistent en inventaris voor een gemeente. We werken met een vaste prijs per stap. Lost de oplossing het afgesproken probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing. Voor inkoop via een aanbesteding zie tenders met AI en voor de bredere aanpak AI voor gemeenten.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
Alle documenten die bij een bestuursorgaan berusten en te maken hebben met de publieke taak, ook mails, chatberichten en digitale bestanden, en stukken over de bedrijfsvoering. Alles is in principe openbaar, tenzij een uitzonderingsgrond uit de wet van toepassing is, zoals persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgegevens.
AI mag lakken voorstellen, maar de beoordeling en het besluit blijven bij het bestuursorgaan. Een mens controleert elk voorstel en motiveert de toegepaste gronden. Leg vast hoe AI is gebruikt, zodat je dat bij bezwaar kunt uitleggen.
Dat hangt af van het verzoek. Bij grote sets met veel mail zit de winst vooral in ontdubbelen en in lakvoorstellen voor persoonsgegevens. We meten het op een afgerond verzoek van jouw organisatie, zodat je vooraf weet wat het oplevert.
Ja. De Woo verplicht organisaties om een aantal soorten informatie uit zichzelf te publiceren. Dezelfde stappen, zoals lakken van persoonsgegevens en een korte omschrijving per document, helpen om dat sneller en consequenter te doen.
Op Europese servers of op een eigen server van de organisatie, met een verwerkersovereenkomst. De documenten worden niet gebruikt om modellen te trainen en na afronding verwijderd volgens de afgesproken termijn. Elke stap wordt gelogd.
Verder lezen
In een strategiegesprek kijken we naar jullie werkwijze en testen we de aanpak op een afgerond verzoek.
