AI verslaglegging
Na elk consult, elk zorgmoment of elk multidisciplinair overleg volgt hetzelfde werk: aantekeningen uitwerken, het verslag in het dossier zetten en de overdracht voor de volgende dienst schrijven. Met AI verslaglegging wordt het gesprek zelf de basis voor het verslag. De zorgverlener leest, past aan en bevestigt.
In het kort
Een wijkverpleegkundige rapporteert na elk bezoek. Een praktijkondersteuner werkt na elk consult de aantekeningen uit. Een behandelaar in de ggz schrijft na elk gesprek een verslag en na elk overleg een samenvatting. Veel zorgverleners doen een deel daarvan aan het eind van de dag of 's avonds thuis.
Dat kost uren per week per medewerker. Het werk is nodig: het dossier is de basis voor goede zorg, voor de overdracht en voor de verantwoording naar financiers. Maar het meeste ervan is overschrijven en ordenen van wat al gezegd is.
Daar zit de kans voor AI verslaglegging. Het gesprek is er al. AI maakt er een eerste versie van het verslag van, in de structuur die je organisatie gebruikt. Voor de bredere kijk op AI in de zorg staat meer op AI in de zorg en welzijn.
Het werkt in vier stappen, ongeacht de tool:
De winst zit in stap 3 en 4. Een concept aanpassen gaat sneller dan een leeg veld vullen. Hoeveel sneller, verschilt per situatie en per zorgverlener. Dat meten we daarom altijd vooraf en achteraf.
Bij een consult van tien tot vijftig minuten gaat een flink deel van de aandacht naar typen. Met een AI-assistent die meeluistert, kijkt de zorgverlener de cliënt aan en ligt het verslag na afloop klaar. Voorbeelden van toepassingen per vak staan bij AI in de huisartsenpraktijk, AI in de ggz en AI in de fysiotherapie.
In de ouderenzorg en gehandicaptenzorg rapporteren medewerkers vaak tussen de bezoeken door op een telefoon of tablet. Inspreken is dan sneller dan typen. AI zet de ingesproken tekst om naar een nette rapportage en plaatst hem bij de juiste doelen in het zorgplan. Meer over die sector staat bij AI in de ouderenzorg en thuiszorg.
Een multidisciplinair overleg levert afspraken op die in meerdere dossiers terecht moeten komen. AI kan het overleg samenvatten, per cliënt de actiepunten eruit halen en een conceptbrief voor de verwijzer of huisarts klaarzetten. Ondersteunend personeel hoeft dan niet meer uit te werken wat er gezegd is, alleen te controleren of de actiepunten kloppen en ze in te plannen.
AI verslaglegging gaat niet alleen over de behandelaar. Secretariaat, doktersassistenten en planners besteden ook veel tijd aan tekst: verwijsbrieven uitwerken, binnenkomende post verwerken, mails beantwoorden en overleg notuleren.
Een AI-assistent kan binnenkomende brieven lezen en de kern samenvatten voor de behandelaar, standaardbrieven klaarzetten op basis van het dossier en notulen van een teamoverleg uitwerken. Voor dat laatste hebben we een aparte uitleg over notuleren met AI. Het principe is overal gelijk: AI maakt het concept, een mens beslist wat er verstuurd of vastgelegd wordt.
01
Er bestaan al Nederlandse tools voor verslaglegging in de zorg. We helpen kiezen op basis van je ECD, je vak en je eisen aan privacy.
Lees meer02
Zodat het conceptverslag op de juiste plek in het dossier komt en niemand hoeft te knippen en plakken.
Lees meer03
Een assistent die verslagen maakt volgens jouw rubrieken, zorgplan of verantwoordingseisen, ook als geen standaardtool dat kan.
Lees meer04
Hoe je een AI-verslag controleert, wat je nooit overneemt zonder te lezen en hoe je met toestemming van cliënten omgaat.
Lees meerGezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Daar gelden strengere regels voor, en zorgorganisaties werken met de norm NEN 7510 voor informatiebeveiliging. Op 10 februari 2025 riep de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd zorgaanbieders op zorgvuldig om te gaan met generatieve AI. Zo'n model kan onjuiste of onvolledige informatie maken, met risico op bijvoorbeeld medicatiefouten. De inspectie adviseert om vooraf het doel en de benodigde data vast te stellen, de resultaten te controleren en de risico's te beoordelen.
Daarom richten we het zo in:
Meer over hoe we dit vastleggen staat bij veiligheid en governance.
We hebben nog geen zorgorganisatie als klant waarvan we cijfers mogen delen. is er een zorgaanbieder waarmee we een pilot of demo voor verslaglegging hebben gedaan die we hier mogen noemen? Zo niet, dan blijft deze alinea zoals hij is
Wat we wel kunnen laten zien, is digitale vastlegging in een andere branche waar regels streng zijn. Bij Mousse Cakes, een patisserie in Rotterdam, is 100% van de batches traceerbaar via een digitaal logboek en worden koeling en vriezers 24/7 bewaakt. Het patroon is hetzelfde als in de zorg: vastleggen gebeurt tijdens het werk, in een vaste structuur, en het resultaat is controleerbaar voor een inspecteur.
We beginnen met een AI Kansenonderzoek vanaf circa € 5.000. Daarin meten we hoeveel tijd verslaglegging per functie kost, welke tool of oplossing past en wat het oplevert per maand.
Voor een kant-en-klare verslagtool betaal je meestal een licentie per gebruiker aan de leverancier. De prijs verschilt per leverancier en per aantal gebruikers, dus vraag altijd een offerte op. Onze kosten zitten in keuze, inrichting, koppeling en training: bandbreedte prijs inrichting en ECD-koppeling van een verslagtool voor een zorgorganisatie. Maatwerk bouwen we tegen een vaste prijs per stap. Lost de oplossing het afgesproken probleem niet op, dan betaal je niet voor die oplossing.
Voor onderzoek, ontwikkeling en scholing zijn er landelijke en regionale regelingen. We checken welke bij jouw plan passen.
Veelgestelde vragen
AI verslaglegging is het automatisch omzetten van een gesprek of ingesproken notitie naar een gestructureerd verslag. Spraakherkenning maakt een transcript, een taalmodel vat samen in het format van je organisatie. De zorgverlener controleert het concept en zet het in het dossier.
AI mag een concept maken, de zorgverlener blijft verantwoordelijk voor wat in het dossier staat. Je hebt een verwerkersovereenkomst nodig, verwerking die past bij de AVG en NEN 7510 en toestemming van de cliënt voor opnames. Een verslag gaat nooit zonder controle het dossier in.
Dat hangt af van je ECD of EPD. Een deel van de tools heeft een directe koppeling met veelgebruikte dossiersystemen, andere werken via kopiëren of een browserextensie. Wij kijken welke koppeling je systeem toelaat en bouwen die als het nodig is.
Goede spraakherkenning en een duidelijk format leveren bruikbare concepten op. Toch kan AI iets verkeerd verstaan of weglaten. Daarom leest de zorgverlener altijd na. We meten in de testperiode hoeveel aanpassingen nodig zijn voordat we uitbreiden.
Met een bestaande tool kan een pilot met een klein team vaak binnen enkele weken starten, als de privacyafspraken rond zijn. Een koppeling of maatwerk kost meer tijd: gebruikelijke doorlooptijd pilot verslaglegging inclusief ECD-koppeling.
Verder lezen
In een strategiegesprek kijken we waar de uren in verslaglegging zitten en welke aanpak bij jullie ECD en werkwijze past.
